Für die Führung von Aufzeichnungen über EU- und Nicht-EU-Waren im Rahmen des Betriebs eines Zolllagers müssen eine Reihe von rechtlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllt werden. Es ist jedoch nicht erforderlich, ein Register in Buchform zu führen. Nach den Richtlinien des Finanzministeriums und der nationalen Steuerverwaltung können Warenaufzeichnungen mit Hilfe von Computerprogrammen, d.h. elektronischen Datenverarbeitungstechniken, geführt werden, sofern sie den Anforderungen der Zollbehörden entsprechen.
Das System PasCom II, das gemäß dem Handbuch verwendet wird, erfüllt die Anforderungen an die IKT-Aufzeichnungen in vollem Umfang, und zwar in Bezug auf:
- Einsichtnahme und Datenschutz: Es garantiert einen vollständigen Einblick in die verarbeiteten Daten und deren Schutz vor Verfälschung, Löschung oder Verlust.
- Änderungshistorie: Ermöglicht Datenkorrekturen unter Beibehaltung einer vollständigen Historie der Einträge, einschließlich des Datums der Korrektur. Auf diese Weise können alle Änderungen genau nachverfolgt werden, wie vom Zoll gefordert.
- Integrität der Aufzeichnungen: Es wird sichergestellt, dass keine Daten gelöscht werden können, ohne Spuren zu hinterlassen, so dass die vollständige Integrität der Aufzeichnungen und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleistet sind.
- Erstellung von Ausdrucken: Ermöglicht die Erstellung von Datenausdrucken nach bestimmten Kriterien, was die Erstellung der für Kontroll- und Prüfungszwecke erforderlichen Dokumentation vereinfacht.
- Sichere Archivierung: Gewährleistet, dass die Daten auf IT-Medien archiviert werden können, um sie gemäß den gesetzlichen Vorschriften sicher aufzubewahren und später wiederherzustellen.
Für Zollzwecke können wir eine entsprechende Erklärung vorlegen, die bestätigt, dass die PasCom II-Software die oben genannten Anforderungen erfüllt.
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