Modul EINKOMMENSUNTERLAGEN

Das Modul ermöglicht die Erfassung aller Eingangsbelege im System. Rechnungen können der Kartei manuell hinzugefügt werden (z. B. Mehrwertsteuerrechnungen, Handelsrechnungen, interne Belege, Korrekturen, Quittungen, Rechnungen, Notizen usw.), per Datenimport oder automatisch – durch die Generierung von Eingangsbelegen aus Angeboten, Sammelrechnungen sowie in der Spedition aus Ablagen oder Containern und im Transport direkt aus Transportaufträgen.

Hauptfunktionen des Moduls:

  • Definition eigener Dokumentennummerierung
  • Erstellung von Dokumenten auf Polnisch, Englisch und Deutsch, einschließlich zweisprachiger Ausdrucke
  • Speichern von Ausdrucken in beliebigem Format (z. B. XLSX, PDF, JPG)
  • Versenden von Dokumenten an den Geschäftspartner zusammen mit Anlagen direkt aus dem PasCom-System
  • Anfügen zusätzlicher Dateien zu erstellten Dokumenten
  • Zahlungskontrolle
  • Korrigieren und Ausstellen von Notizen
  • Erstellung von Abschlagsdokumenten im Falle einer Vorauszahlung
  • Sicherstellung der Sicherheit – Möglichkeit, den Zugang zur Kartei für einzelne Benutzer einzuschränken
  • Erstellung von Auswertungen, unter anderem von geplanten und tatsächlichen Einnahmen, Zahlungen für Finanzdokumente, Handelsaustausch mit dem Geschäftspartner und anderen


Datenzentralisierung und Einnahmenanalyse

Das Modul unterstützt die zentralisierte Verwaltung von Eingangsdokumenten und ermöglicht die Sammlung aller Verkaufsinformationen an einem Ort im System. Dieses Arbeitsmodell erleichtert die Analyse der Einnahmen nach ausgewählten Kriterien: Kunde, Abrechnungszeitraum, Dokumentenart oder Dienstleistungsgruppe. Die gesammelten Daten können zum Vergleich des Plans mit der Umsetzung, zur Identifizierung offener Posten und – im Transport – zur Bewertung der Rentabilität von Aufträgen verwendet werden. Dank der ausgebauten Informationsstruktur ist es auch möglich, Sammelauswertungen für die Buchhaltung, das Controlling oder die Geschäftsleitung zu erstellen.


Werkzeuge zur Kontrolle und Abwicklung von Zahlungen

Im Rahmen der Verwaltung von Eingangsdokumenten stehen Werkzeuge zur Zahlungsüberwachung zur Verfügung, darunter die Erfassung von Teil- und Gesamtzahlungen über das Modul „Abrechnungen“, die Registrierung von Eingangsdatums der Forderungen sowie die automatische Kennzeichnung überfälliger Dokumente. Das Modul ermöglicht die Verknüpfung von Dokumenten mit konkreten Bank- oder Kassenzahlungen sowie die Generierung von Erinnerungen an anstehende oder überfällige Zahlungstermine für Systembenutzer oder Geschäftspartner (in Form von automatischen E-Mails).


Erweiterung um zusätzliche Funktionen

Es besteht die Möglichkeit, das Register der Eingangsdokumente um folgende Zusatzmodule zu erweitern: Modul KSeF, Datenexport nach FK modul (z. B. CDN Optima, SAGE Symfonia usw.) sowie Modul Schuldeneinkasse.

Die Verwaltung von Eingangsdokumenten kann zusätzlich durch die Integration mit Finanzbuchhaltungssystemen automatisiert werden, was die Anzahl manueller Vorgänge minimiert. Für Unternehmen mit vielen monatlichen Transaktionen ermöglicht das Modul eine zentralisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen im Rahmen eines einzigen Prozesses. Der Benutzer kann in einem Programm ein Angebot für den Kunden erstellen, einen Auftrag ausführen (im Transport oder in der Spedition), die Leistungen fakturieren, Rechnungen an Kunden senden, Zahlungen erfassen und bezahlte Dokumente in das Buchhaltungsprogramm exportieren. Die Erweiterungen ermöglichen zudem eine laufende Kontrolle der Forderungen sowie die automatische Generierung von Mahnungen.