Ab 2026 müssen alle Unternehmer Rechnungen über das Nationale E-Rechnungs-System (KSeF) ausstellen. Die vom Finanzministerium eingeführte Änderung zielt darauf ab, Abrechnungen zu vereinfachen, die Transparenz von Transaktionen zu erhöhen und Steuerbetrug zu reduzieren. Gleichzeitig erfordert sie die technische Anpassung von Finanz- und Buchhaltungssystemen (und mehr) an das neue Betriebsmodell.
Unternehmen des TSL-Sektors (Transport, Spedition, Logistik), bei denen täglich Hunderte von Rechnungen für Sendungen, Kraftstoffkäufe oder Betriebskosten ausgestellt werden, benötigen effiziente und automatisierte Lösungen. Deshalb wurde das KSeF-Automatisierungsmodul in PasCom entwickelt – ein Tool, das einen sicheren Übergang zum E-Rechnungsverfahren ohne externe Plattformen ermöglicht.
KSeF ist das zentrale System des Finanzministeriums zur Erstellung, Empfang und Archivierung strukturierter Rechnungen. Jedes Dokument muss im XML -Format an KSeF gesendet werden, das einer streng definierten logischen Struktur entspricht. Die Rechnung erhält Rechtskraft erst nach ordnungsgemäßer Annahme durch das System. Das bedeutet, dass das Versenden einer PDF-Rechnung per E-Mail nicht mehr ausreicht. Die neue Lösung zentralisiert den Dokumentenverkehr und übermittelt Daten direkt an die Finanzbehörden. Sie reduziert Betrugsrisiken, beschleunigt Kontrollen und erleichtert Unternehmen die Archivierung von Rechnungen. Für TSL-Unternehmen bedeutet dies die Notwendigkeit der Systemanpassung an das neue Abrechnungsmodell.
Transport- und Logistikunternehmen sollten ihre Umsätze aus 2024 nun analysieren. Überschreiten sie die erforderliche Grenze, lohnt es sich, die E-Rechnungs-Implementierung im PasCom-System so schnell wie möglich zu beginnen, um reibungslos auf das neue Abrechnungsmodell umzusteigen.
PasCom ist ein System zur Unterstützung operativer und finanzieller Prozesse von Transport-, Fuhrpark- und Speditionsunternehmen. Es ermöglicht umfassende Kostenerfassung, Auftragssteuerung, Fahrzeugverwaltung und Abrechnungsdokumentation. Die neueste Version enthält ein KSeF-konformes Modul für automatische und sichere E-Rechnungs-Verarbeitung gemäß den Anforderungen des Finanzministeriums.
Nutzer können die für ihr Unternehmen passende Option wählen:
Für Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen bringt die tägliche Automatisierung reale Zeitersparnisse und reduziert Fehler bei der manuellen XML-Dateiverarbeitung.
Der Prozess umfasst vier Schritte:
Das System ermöglicht Echtzeit-Tracking von Dokumentstatus, KSeF-Nummern und Fehleranalyse. Nutzer können schnell z.B. fehlende NIP oder falsche Kundenadresse korrigieren und das korrigierte Dokument erneut an KSeF senden.
In Transport-, Speditions- und Logistikunternehmen ist die Rechnung Teil eines umfassenderen Geschäftsprozesses. E-Rechnungsstellung erfordert konsistente Daten und präzise Abbildung von Kosten- und Erlösdokumenten in der E-Rechnungsstruktur. Das KSeF-Modul von PasCom hilft, Übereinstimmung zwischen operativen und buchhalterischen Daten zu wahren und erhöht Transparenz und Effizienz der Abrechnungen.
Bald starten wir die Implementierung des KSeF-Automatisierungsmoduls für ausgewählte PasCom-Kunden im Testumfeld. Ziel ist die Feinabstimmung der Integration basierend auf realen TSL-Prozessen und maximale Zuverlässigkeit nach Einführung der Vorschriften. Wenn Sie als Erster von automatischer E-Rechnungsverarbeitung in PasCom profitieren möchten, kontaktieren Sie uns und schließen Sie sich den vorausschauend vorbereitenden Unternehmen an.