Der Arbeitsbeginn mit der Applikation ist mit einer Reihe von Vorbereitungstätigkeiten verbunden. Die Einstellung der bestimmten Systemelemente ist erforderlich, damit das System korrekt funktioniert.
Die grundlegenden Tätigkeiten, die zum Arbeitsbeginn mit dem PasCom-System erforderlich sind, wurden hier in Punkten vorgestellt. In Klammern wurde angegeben, welche Programme (F-Flotte, T-Transport, S-Spedition) die folgenden Punkte betreffen:
- Ergänzung der Kartei von Installationsdaten. Dazu gehören Kontaktdaten des Unternehmens (F,T,S) und die Bestimmung der Anzahl und der Namen von Ebenen der organisatorischen Strukturen (F,T).
- Ergänzung des Wörterbuchs von organisatorischen Strukturen, optional: Kostenzentrum und Konto (F,T)
- Ergänzung der Kartei des Mitarbeiterstatus und der Kartei der Mitarbeiter (F,T,S)
- Ergänzung der Kartei von Systembenutzern, Erstellung der Passwörter für Benutzer (F,T,S)
- Zuteilung den Benutzern der Berechtigungen zu Systemelementen (F,T,S)
- Ergänzung der Karteien: Kostengruppen, Kostenarten und die Tabelle der Konvertierung von Kostengruppen (Man braucht diese zum korrekten Import von Kraftstoffrechnungen) (F,T)
- Parametrisierung der Definition von Finanzdokumenten (F,T,S)
- Ergänzung der Karten der Serien und der MwSt-Register. Parametrisierung der Konfiguration von Vorschlägen der Serien und Register (F,T,S)
- Einstellung der Unterschriften unter Ausdrucken (F,T,S)
- Einstellung der globalen und persönlichen Parameter inklusive der Basiseinrichtung für die zum Programm zugefügten Dateien und die vom System gesendeten E-Mails (F,T,S)
- Außerdem sollten folgende Karteien / Wörterbücher vor dem Arbeitsbeginn ergänzt werden: Kartei der Kraftstoffkarten und der Arten von Kraftstoffkarten (F,T), Kartei der Dienstleistungen (T,S), Kartei der Auftragsstatus (T), Kartei der Auftragsarten, Kartei der Fakturierungseinstellung (T), Kartei der Kontrahenten (F,T,S), Kartei der Fahrzeugarten (Personenwagen, Lastwagen usw.) (F,T), Kartei der Marken, Typen und Arten von Fahrzeugen (F,T), Kartei der Fahrzeuge (F,T), Kartei der Maßeinheiten (F,T,S), Kartei der Waren (T,S), Kartei der Verpackungen (T,S).
Eine Ergänzung von diesen Tätigkeiten können solche Handlungen sein:
- Einstellung der Begrenzungen in Systemerinnerungen, Erstellung der Liste der Berechtigten zum Erhalt der Erinnerungen (F,T,S)
- Vorbereitung der im System undefinierten Erinnerungen mit Hilfe des Erinnerungsassistenten (F,T,S)
- Programmindividualisierung mit Hilfe von einer Tastenpalette (F,T,S)
- Eine richtige Einstellung und Ergänzung der einzelnen Karteien ermöglicht eine effektive Arbeit mit dem System.