Rozpoczęcie pracy z aplikacją związane jest z szeregiem czynności przygotowawczych. Ustawienie pewnych elementów systemu jest konieczne do poprawnego działania systemu. Podstawowe działania wymagane do poprawnego rozpoczęcia pracy z systemem PasCom przedstawione zostały w punktach.
W nawiasie podano, jakich programów (F – Flota, T – Transport, S – Spedycja) dotyczą poniższe punkty:
• Uzupełnienie skrótu Firmy zależnej
• Uzupełnienie danych adresowych firmy zależnej (F, T, S)
• Ustalenie ilości i nazw poziomów struktur organizacyjnych (F, T).
• Uzupełnienie słownika struktur organizacyjnych, opcjonalnie: centrum kosztowe i konto. (F, T)
• Uzupełnienie kartoteki pracowników, dodanie przydziałów pracowników (F, T, S)
• Uzupełnienie kartoteki użytkowników systemu, nadanie haseł dostępu użytkownikom (F, T, S)
• Przyznanie użytkownikom uprawnień do elementów systemu (F, T, S)
• Uzupełnienie kartotek: grupy kosztów, rodzaje kosztów oraz tabeli konwersji grup kosztów (ta ostatnia potrzebna do prawidłowego importu faktur paliwowych) (F, T)
• Parametryzacja definicji finansowych dokumentów. (F, T, S)
• Uzupełnienie słowników serii i rejestrów VAT. Parametryzacja konfiguracji podpowiedzi serii i rejestrów (F, T, S)
• Ustawienie podpisów pod wydrukami (F, T, S)
• Ustawienie parametrów globalnych i osobistych
• Założenie bazy na pliki dołączane do programu oraz wysyłane z systemu maile (F, T, S)
• Uzupełnienie innych kartotek/słowników: Kartoteka Kart paliwowych, słownik rodzajów kart paliwowych (F, T), Kartoteka usług (T, S), słownik statusów zleceń (T) i rodzajów zleceń, kartoteka ustawień fakturowania (T), Kartoteka kontrahentów (F, T, S), słownik rodzajów pojazdów (osobowy, ciężarowy itp.) (F, T), Kartoteka marek, typów (F, T), Kartoteka pojazdów (F, T), słownik jednostek miary (F, T, S), Kartoteka towarów (T, S), słownik opakowań (T, S)
Uzupełnieniem powyższych czynności może być:
• Ustawienie przypomnień systemowych, stworzenie listy uprawnionych do otrzymywania przypomnień (F, T, S)
• Zindywidualizowanie menu użytkownika programu w postaci paska ikon (F, T, S)
• Odpowiednie ustawienie i uzupełnienie poszczególnych kartotek umożliwi efektywną pracę z systemem.