Modul IMPORT RECHNUNGEN
Das Rechnungsimportmodul ist für Unternehmen bestimmt, die ein präzises Werkzeug zur Abrechnung von Kosten im Zusammenhang mit dem Fuhrparkbetrieb benötigen. Es ermöglicht den automatischen Import von elektronischen Rechnungen von einer Vielzahl von Kraftstofflieferanten, Serviceanbietern und Leasingunternehmen und rationalisiert so die Prozesse der Erfassung und Buchhaltung erheblich. Diese Lösung unterstützt eine organisierte und gesetzeskonforme Verwaltung des Fuhrparks, indem operative Daten mit der finanziellen Infrastruktur des Unternehmens integriert werden.
Strukturiertes Kostenmanagement auf Basis elektronischer Rechnungen
Das Modul ist mit Mechanismen ausgestattet, die den Import und die Verarbeitung von Kostenrechnungen aller in Polen tätigen Mineralölkonzerne ermöglichen – darunter unter anderem: PKN Orlen, Shell, Lotos, BP, Statoil, ROUTEX – sowie von Flottenkartenbetreibern wie DKV, UTA, AS24. Jedes Dokument wird hinsichtlich Inhalt und Datenstruktur analysiert und anschließend automatisch zugeordnet. Die Kosten werden den entsprechenden Fahrzeugen, Fahrern, Organisationseinheiten, Kostenstellen (MPK) und Kostenarten gemäß dem im Unternehmen angewandten Berichtsmodell zugewiesen. Wichtig ist, dass Änderungen bei den Zuordnungen keine Benachrichtigung der Kraftstoffunternehmen erfordern. Das System berücksichtigt auch die Besonderheiten des Fahrzeugs im Hinblick auf den Vorsteuerabzug – beispielsweise die Unterscheidung von Rechnungen, bei denen ein Abzug möglich ist (z.B. Kraftstoff für Lkw), von denen, die brutto gebucht werden müssen (z.B. Pkw).
Das Modul ermöglicht auch den Import von Rechnungen anderer Anbieter – autorisierte Servicebetriebe, unabhängige Werkstätten, Fahrzeugvermieter (z.B. ARVAL, BusinessLease), Reifenhersteller sowie Betreiber wie InterCars, Renault, Toyota, Skoda usw. Der standardisierte Ansatz beim Datenimport sorgt dafür, dass die Abrechnung ein wiederholbarer, transparenter und einfach zu prüfender Prozess ist, während das PasCom-Programm die volle Kontrolle über die mit dem Fuhrparkbetrieb verbundenen Ausgaben gewährleistet.
Korrekturmechanismen und Konformität mit Finanz- und Buchhaltungssystemen
In Situationen, in denen Rechnungsdaten unvollständig sind oder Unstimmigkeiten aufweisen (z.B. fehlerhafte oder fehlende Kilometerstände), nimmt das Modul automatisch Korrekturen vor oder führt auf Basis verfügbarer historischer Daten eine Annäherung durch. Solche Funktionen verringern das Risiko von Abweichungen und gewährleisten die Kontinuität der Flottenaufzeichnungen. Neben dedizierten Importen wie PKN Orlen, DKV usw. bietet das Modul auch den Import von Rechnungen im Excel- oder CSV-Format an, die dem universellen PasCom-Standard entsprechen, was die Integration mit jedem Anbieter unabhängig von der Rechnungsform ermöglicht. Für die Buchhaltungsabteilungen steht ein konfigurierbarer Berichtsgenerator zur Verfügung, mit dem Kostenaufstellungen im für die Finanzbuchhaltung erforderlichen Format erstellt werden können. Dadurch fügt sich das Modul direkt in die Organisationsstrukturen und internen Abläufe des Unternehmens ein und gewährleistet die Konsistenz von Betriebs- und Finanzdaten im gesamten Flottenmanagementprozess.