Modul KOSTENDOKUMENTE

Das Modul ermöglicht die Erfassung von Kostenbelegen (Kostenrechnungen), die von Geschäftspartnern erhalten werden. Neben der Datenerfassung im PasCom-System besteht die Möglichkeit, zu jeder Kostenposition eine Datei in Form eines Scans, PDFs oder Fotos der erhaltenen Rechnung anzuhängen. Das Register kann als zentrale Kostenübersicht sowohl für große als auch für kleine Unternehmen dienen und ermöglicht eine facettenreiche Verwaltung der Betriebskosten innerhalb eines Systems – ohne die Notwendigkeit, separate Software zu erwerben.

Die Nutzer erhalten ein Werkzeug zur zentralen Erfassung von Dokumenten, deren automatischer Verarbeitung, Zuordnung zu den entsprechenden Einheiten sowie zur Erstellung von Buchungssätzen. Die Funktionalität des Moduls unterstützt auch die Rentabilitätsanalyse, Budgetkontrolle und Kostentransparenz auf der Ebene von Aufträgen, Fahrzeugen, Mitarbeitern, Speditionsakten oder außerbetrieblichen Tätigkeiten.

Das Kostenbelegregister kann um zusätzliche Module erweitert werden, wie zum Beispiel: Modul Abrechnungen – transfer export zur Bank (unterstützte Formate: ELIXIR, SEPA, ELIXIR iPKO, Währungs-MT100, Währungs-MT103, Währungs-103 iPKO, Währungs-103 Millennium) sowie Datenexport nach FK modul.

Erfassung von Kostenbelegen aus verschiedenen Quellen

Das Modul Kostenbelege ermöglicht die Erfassung aller typischen Kosten, die mit dem Betrieb der Flotte, der Durchführung von Transportaufträgen und der Steuerung der Lieferkette in der Spedition verbunden sind. Das System unterstützt sowohl die manuelle Datenerfassung als auch die automatische Übernahme aus elektronischen Dateien.


Verarbeitung von Rechnungen und Belegen

Das System ermöglicht die Erfassung eines breiten Spektrums von Kostenbelegen, darunter:

  • Mehrwertsteuerrechnungen von Dienstleistungs- und Warenanbietern
  • Handels- und interne Rechnungen
  • Korrekturrechnungen
  • Fiskalbelege
  • traditionelle Quittungen
  • Buchungsnotizen und andere Abrechnungsdokumente
Belege können bestimmten organisatorischen oder operativen Einheiten zugeordnet werden – z. B. Fahrzeug, Mitarbeiter, Auftrag, Speditionsakte usw.


Import von Daten aus externen Systemen

Das System ermöglicht den Import von Kostenbelegen aus verschiedenen externen Quellen, was die Arbeit der Buchhaltungs- und Betriebsabteilungen erheblich erleichtert. Unterstützt werden u. a.:

  • elektronische Dateien von Mineralölkonzernen (z. B. PKN Orlen, BP, Circle K, Shell, Lotos, DKV)
  • Dateien aus Finanz- und Buchhaltungssystemen
  • Daten von Fahrzeugservices, Werkstätten und Leasingfirmen
  • Abrechnungen von Telekommunikationsdiensten (z. B. ORANGE, PLUS, T-MOBILE)
Das System unterstützt die Formate CSV, XML, XLS und ermöglicht die Konfiguration der Eingabedatenzuordnung.


Dokumentenstruktur und Kostenzuordnung

Jedes erfasste Kosten­dokument kann detaillierte Daten enthalten, die eine präzise Zuordnung der Kosten zu einer bestimmten Einheit sowie eine spätere Analyse in verschiedenen Kostenstrukturen ermöglichen:

  • Dokumentnummer und Positionsnummern
  • Kaufdatum und Ausstellungsdatum des Dokuments
  • Daten des Vertragspartners – Aussteller des Dokuments
  • Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
  • Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag
  • Kraftstoffkartennummer (falls zutreffend)
  • Menge des getankten Kraftstoffs (bei Kraftstoffbelegen)
  • Kilometerstand des Fahrzeugs zum Zeitpunkt des Kaufs (falls zutreffend)
  • Zahlungsart (Bar, Überweisung, Scheck, Karte)
Das System berücksichtigt auch die Klassifizierung der Kosten nach vom Benutzer definierten Kostenarten (z. B. Kraftstoff, Reparaturen, Versicherungen, externe Dienstleistungen).


Zuordnung zu Organisationseinheiten

Das Modul ermöglicht eine mehrstufige Kostenfreigabe – im System erfasste Rechnungen können von personen mit entsprechenden Berechtigungen genehmigt werden. Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch verbucht, was eine umfassende spätere Datenanalyse ermöglicht (z. B. Kostenstelle, Fahrzeug, Benutzer, Organisationsstruktur, Kostenkonto, abzugsfähige Mehrwertsteuer). Der Umfang der Kostenzuordnung ist breit gefasst und umfasst nicht nur Fahrzeuge, sondern auch Mitarbeiter und Organisationseinheiten.