Moduł DOKUMENTY KOSZTOWE

Moduł umożliwia rejestrowanie dokumentów kosztowych (faktur kosztowych) otrzymywanych od kontrahentów. Oprócz ewidencji danych w systemie PasCom, istnieje możliwość dołączenia do każdej pozycji kosztowej pliku w formie skanu, PDF lub zdjęcia otrzymanej faktury. Kartoteka może pełnić funkcję centralnej ewidencji kosztów zarówno dla dużych, jak i małych firm, umożliwiając wieloaspektowe zarządzanie kosztami operacyjnymi w ramach jednego systemu – bez konieczności zakupu oddzielnego oprogramowania.

Użytkownicy otrzymują narzędzie do centralnej rejestracji dokumentów, ich automatycznego przetwarzania, przypisywania do odpowiednich jednostek oraz generowania dekretów księgowych. Funkcjonalność modułu wspiera również analizę rentowności, kontrolę budżetów oraz transparentność kosztów na poziomie zlecenia, pojazdu, pracownika, teczki spedycyjnej lub działalności pozaoperacyjnej.

Kartotekę dokumentów kosztowych można rozszerzyć o dodatkowe moduły, takie jak: Moduł Rozrachunki – Eksport przelewów do banku (obsługiwane formaty: ELIXIR, SEPA, ELIXIR iPKO, Walutowy MT100, Walutowy MT103, Walutowy 103 iPKO, Walutowy 103 Millennium) oraz Moduł Eksportu danych do FK.

Rejestracja dokumentów kosztowych z różnych źródeł

Moduł Dokumenty Kosztowe umożliwia rejestrowanie wszystkich typowych kosztów związanych z eksploatacją floty, realizacją zleceń transportowych oraz obsługą łańcucha dostaw w spedycji. System wspiera zarówno manualną rejestrację danych, jak i ich automatyczne pozyskiwanie z plików elektronicznych.


Obsługa faktur i rachunków

System pozwala na wprowadzenie szerokiego spektrum dokumentów kosztowych, w tym:

  • faktur VAT wystawianych przez dostawców usług i towarów
  • faktur handlowych i wewnętrznych
  • faktur korygujących
  • paragonów fiskalnych
  • tradycyjnych rachunków
  • not księgowych i innych dokumentów rozliczeniowych
Dokumenty mogą być przypisywane do konkretnych jednostek organizacyjnych lub operacyjnych – np. pojazdu, pracownika, zlecenia, teczki spedycyjnej itp.


Import danych z systemów zewnętrznych

System umożliwia import dokumentów kosztowych z wielu źródeł zewnętrznych, co znacząco usprawnia pracę działów księgowości i operacyjnych. Obsługiwane są m.in.:

  • elektroniczne pliki z koncernów paliwowych (np. PKN Orlen, BP, Circle K, Shell, Lotos, DKV)
  • pliki generowane przez systemy finansowo-księgowe
  • dane z serwisów pojazdów, warsztatów i firm leasingowych
  • rozliczenia usług telekomunikacyjnych (np. ORANGE, PLUS, T-MOBILE)
System obsługuje formaty CSV, XML, XLS, a także umożliwia konfigurację mapowania danych wejściowych.


Struktura dokumentu i przypisywanie kosztów

Każdy zarejestrowany dokument kosztowy może zawierać szczegółowe dane pozwalające na precyzyjne przypisanie kosztu do konkretnej jednostki oraz późniejszą analizę w różnych układach kosztowych:

  • numer dokumentu oraz numery pozycji
  • datę zakupu i datę wystawienia dokumentu
  • dane kontrahenta – wystawcę dokumentu
  • opis towaru lub usługi
  • wartości netto, VAT i brutto
  • numer karty paliwowej (jeśli dotyczy)
  • ilość zatankowanego paliwa (dla dokumentów paliwowych)
  • stan licznika pojazdu w chwili dokonania zakupu (jeśli dotyczy)
  • formę płatności (gotówka, przelew, czek, karta)
System uwzględnia również klasyfikację kosztów według grup rodzajowych zdefiniowanych przez użytkownika (np. paliwa, naprawy, ubezpieczenia, usługi zewnętrzne).


Przypisanie do jednostek organizacyjnych

Moduł umożliwia wielopoziomową akceptację kosztów – faktury zarejestrowane w systemie mogą być zatwierdzane przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia. Po akceptacji faktura jest automatycznie rozksięgowywana, co umożliwia późniejszą wszechstronną analizę danych (np. MPK, pojazd, użytkownik, struktura organizacyjna, konto kosztowe, VAT do odliczenia). Zakres przydziału kosztu jest szeroki i obejmuje nie tylko pojazdy, ale także pracowników i struktury organizacyjne.