Od 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Zmiana, którą wprowadza Ministerstwo Finansów, ma na celu uproszczenie rozliczeń, zwiększenie przejrzystości transakcji oraz ograniczenie nadużyć podatkowych. Jednocześnie wymaga technicznego dostosowania systemów finansowo-księgowych (i nie tylko) do nowego modelu pracy.
Firmy z branży TSL (transport, spedycja, logistyka), gdzie codziennie wystawia się setki faktur związanych z przewozami, zakupem paliwa czy kosztami eksploatacji, potrzebują sprawnych i zautomatyzowanych rozwiązań. Dlatego powstał moduł Automatyzacji KSeF w PasCom – narzędzie umożliwiające bezpieczne przejście na system e-fakturowania, bez konieczności korzystania z zewnętrznych platform.
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. Każdy dokument musi zostać przesłany do KSeF w formacie XML, zgodnym ze ściśle określoną strukturą logiczną. Faktura zyskuje moc prawną dopiero po prawidłowym przyjęciu przez system. Oznacza to, że sama wysyłka faktury w formacie PDF na e-mail już nie wystarczy. Nowe rozwiązanie centralizuje obieg dokumentów i przekazuje dane bezpośrednio do administracji skarbowej. Ogranicza to ryzyko oszustw i przyspiesza kontrole, a także ułatwia firmom archiwizację faktur. Dla przedsiębiorstw z sektora TSL oznacza to konieczność dostosowania systemów do nowego modelu rozliczeń.
Firmy transportowe i logistyczne powinny już teraz przeanalizować swoje przychody z 2024 roku. Jeśli przekroczą wymagany próg, warto rozpocząć wdrożenie obsługi e-faktur w systemie PasCom jak najszybciej, aby płynnie przejść na nowy model rozliczeń.
PasCom to system wspierający procesy operacyjne i finansowe firm transportowych, flotowych i spedycyjnych. Umożliwia kompleksową ewidencję kosztów, kontrolę zleceń, zarządzanie pojazdami oraz dokumentacją rozliczeniową. Najnowsza wersja zawiera moduł zgodny z KSeF, umożliwiający automatyczną i bezpieczną obsługę e-faktur zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.
Użytkownicy mogą wybrać opcję dopasowaną do potrzeb firmy:
Dla firm generujących dużą liczbę faktur codzienna automatyzacja przynosi realne oszczędności czasu i ogranicza błędy związane z ręczną obsługą plików XML.
Proces obejmuje cztery kroki:
System umożliwia bieżące śledzenie statusów dokumentów, numerów KSeF i analizę błędów. Użytkownik może szybko skorygować np. brak NIP-u lub błędny adres kontrahenta oraz ponownie wysłać poprawiony dokument do KSeF.
W firmach transportowych, spedycyjnych i logistycznych faktura jest częścią szerszego procesu biznesowego. E-fakturowanie wymaga spójnych danych i precyzyjnego odwzorowania dokumentów kosztowych i przychodowych w strukturze e-faktury. Moduł KSeF w PasCom pomaga zachować zgodność danych operacyjnych z księgowymi, zwiększając przejrzystość i efektywność rozliczeń.
Wkrótce rozpoczniemy wdrożenie modułu Automatyzacji KSeF u wybranych klientów PasCom w środowisku testowym. Celem jest dopracowanie integracji na podstawie realnych procesów firm TSL i zapewnienie maksymalnej niezawodności działania po wprowadzeniu przepisów. Jeśli chcesz skorzystać jako pierwszy z automatycznej obsługi e-faktur w PasCom, skontaktuj się z nami i dołącz do firm przygotowujących się z wyprzedzeniem do obowiązkowego KSeF.