Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi największą rewolucję w polskim prawie podatkowym od lat, a sektor TSL odczuje te zmiany w sposób szczególny. Przewoźnicy oraz spedytorzy obsługujący trasy europejskie często zastanawiają się, czy system obejmuje ich relacje z kontrahentami z Niemiec, Francji czy Ukrainy. Odpowiedź na to pytanie jest twierdząca, choć proces ten przebiega inaczej niż w obrocie krajowym. Polski podatnik VAT ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF, jeśli dana czynność podlega fakturowaniu według polskich przepisów, niezależnie od miejsca siedziby nabywcy. Szczegóły znajdziesz w niniejszym artykule.
Zasada jest jasna: jeśli polski przedsiębiorca świadczy usługę transportu międzynarodowego lub dokonuje Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów (WDT), musi wystawić fakturę w formacie XML do KSeF. System KSeF nie jest ograniczony wyłącznie do transakcji krajowych między polskimi firmami. Oznacza to, że każda sprzedaż usług transportowych na rzecz podmiotu z Unii Europejskiej lub spoza jej granic powinna zostać zarejestrowana w centralnej bazie.
W przypadku transportu towarów, gdzie miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy (zgodnie z art. 28b ustawy o VAT), polski przewoźnik wystawia fakturę z adnotacją „odwrotne obciążenie”. Mimo że podatek rozlicza klient, sam dokument musi przejść przez polski system ministerialny. Warto pamiętać, że momentem wystawienia faktury jest data jej przesłania do KSeF i nadania jej unikalnego numeru identyfikacyjnego przez system. Dopiero wtedy dokument staje się fakturą ustrukturyzowaną w świetle prawa.
Sprawdź: KSeF – czym jest i jak działa? Wszystko, co musisz wiedzieć o e-fakturach w systemie PasCom
Pojęcie Stałego Miejsca Prowadzenia Działalności (SMPD) budzi wiele kontrowersji, a to właśnie ono determinuje, czy zagraniczny podmiot musi sam wystawiać faktury w KSeF. SMPD charakteryzuje się odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, która pozwala na odbiór i wykorzystywanie usług dla własnych potrzeb tego miejsca. Jeżeli Państwa zleceniodawca, na przykład spedycja z Niemiec, posiada w Polsce biuro, pracowników i infrastrukturę, która bierze czynny udział w zamawianiu transportu, uznaje się, że transakcja jest związana z polskim SMPD.
W takiej sytuacji kontrahent zagraniczny jest traktowany niemal jak polski podatnik. Musi on odbierać faktury przez KSeF i, co ważniejsze, jeśli sam wystawia faktury sprzedażowe związane z tym polskim zapleczem, musi robić to w formie ustrukturyzowanej. Jeśli jednak niemiecka centrala zamawia transport bezpośrednio, a jej polski oddział nie ma z tym zleceniem nic wspólnego, obowiązek korzystania z KSeF po stronie nabywcy nie powstaje. Ocena tego stanu faktycznego spoczywa na podmiocie zagranicznym, jednak polski przewoźnik powinien mieć świadomość tych niuansów przy konfiguracji danych w swoim systemie TMS.
Zagraniczny odbiorca, który nie posiada polskiego numeru NIP, nie ma technicznej możliwości zalogowania się do polskiego repozytorium w celu samodzielnego pobrania dokumentu. Nie oznacza to jednak, że jest on zwolniony z obowiązku otrzymania rachunku za zrealizowaną usługę przewozową. Na polskim wystawcy spoczywa obowiązek dostarczenia mu dokumentu w sposób, który został wcześniej wspólnie uzgodniony – najczęściej będzie to wysyłka pliku PDF drogą elektroniczną. Dodatkowo, taką fakturę musi przesłać obowiązkowo do Krajowego Systemu e-Faktur.
W procesie tym istotną rolę odgrywa weryfikacja danych przez KSeF. Kod QR faktura zagraniczna musi zawierać w swojej wizualizacji, jeśli jest przekazywana nabywcy poza samym systemem. Ten graficzny symbol pozwala kontrahentowi na błyskawiczne sprawdzenie, czy otrzymany dokument rzeczywiście został zarejestrowany w polskiej administracji skarbowej i posiada nadany unikalny numer identyfikacyjny.
Proces ten w praktyce firmy transportowej przebiega w kilku krokach:
Analiza konkretnych sytuacji pozwala precyzyjnie zrozumieć, jak w codziennej pracy spedycyjnej traktowany jest KSeF. Kontrahent zagraniczny może bowiem podlegać różnym rygorom w zależności od swojej struktury organizacyjnej.
Polski przewoźnik wystawia dokument ustrukturyzowany w systemie, a następnie generuje jego wizualizację w formacie PDF. Tak właśnie działa w praktyce KSeF. Przewoźnik Niemcy (lub klientów z innych krajów UE) traktuje jako odbiorców, którym należy wysłać obraz faktury z kodem QR bezpośrednio na e-mail, ponieważ nie mają oni dostępu do polskiej platformy.
Jeśli zlecenie obsługuje polskie biuro niemieckiego giganta, które posiada tu swoje zaplecze, należy zweryfikować status KSeF. SMPD (stałe miejsce prowadzenia działalności), o ile uczestniczy ono w danej transakcji, nakłada na zagraniczny podmiot obowiązek odebrania faktury bezpośrednio z systemu. W takim przypadku PDF jest jedynie dodatkiem, a nie oficjalnym dokumentem.
Procedura jest identyczna jak przy klientach z UE. Dokument przechodzi przez system KSeF, a klient otrzymuje czytelny PDF.
W sektorze transportowym faktura rzadko stanowi jedyny dokument niezbędny do rozliczenia frachtu. Zazwyczaj towarzyszy jej list przewozowy CMR lub potwierdzenie dostawy (POD), co w nowej rzeczywistości cyfrowej staje się potężnym wyzwaniem. Problem polega na tym, że system KSeF przyjmuje dane wyłącznie w sztywnym formacie XML, co w praktyce wyklucza możliwość dołączania skanów dokumentów transportowych w formie załączników PDF.
Dla przewoźników oznacza to ryzyko nielogicznego rozdzielenia obiegu dokumentacji. Dane finansowe trafiają do systemu ministerialnego, natomiast kluczowa dla płatności dokumentacja transportowa musi krążyć osobnym kanałem. Taka dwutorowość często prowadzi do chaosu, zagubionych załączników i w efekcie – dotkliwych opóźnień w płatnościach od zagranicznych kontrahentów, którzy nie opłacą faktury bez kompletu dokumentów przewozowych.
Przeczytaj też: KSeF w transporcie i spedycji – co zmienia się w obiegu faktur i dokumentów
1. Czy muszę wystawiać w KSeF faktury dokumentujące WDT?
Tak. Każda transakcja typu WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów) podlegająca polskiej ustawie o VAT musi zostać zarejestrowana w systemie ustrukturyzowanym. Choć towar opuszcza kraj, polski wystawca ma obowiązek przesłania danych do ministerialnej bazy, a następnie przekazania nabywcy wizualizacji dokumentu z kodem QR.
2. Co jeśli zagraniczny kontrahent odmawia odbioru faktury z naszego systemu?
Należy wyjaśnić klientowi, że polskie przepisy nakładają na wystawcę obowiązek rejestracji faktury w KSeF, a przekazywany mu plik PDF jest jedynie obrazem (wizualizacją) tego dokumentu. Kontrahent zagraniczny nie ma obowiązku „odbierania” faktury wewnątrz platformy KSeF, jeśli nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności. Otrzymuje on dokument tradycyjną drogą (np. e-mailem), a obecność kodu QR na fakturze jest wymogiem prawnym, który potwierdza autentyczność transakcji przed polskim urzędem skarbowym.
3. Czy klient zagraniczny może sam zalogować się do KSeF i pobrać dokument?
Co do zasady – nie. Podmiot zagraniczny, który nie posiada polskiego numeru NIP, nie ma możliwości bezpośredniego uwierzytelnienia się w systemie KSeF. Właśnie dlatego tak ważne jest korzystanie z rozwiązań takich jak PasCom II, które automatyzują wysyłkę wizualizacji faktury wraz z dokumentami CMR bezpośrednio na adres e-mail kontrahenta.