Warunkiem i podstawą sprawnego zarządzania jest dobrze zdefiniowana polityka flotowa. Polega to na określeniu zasad dotyczących użytkowania pojazdów, umów przekazywania pojazdów, odpowiedzialności w przypadku szkód, zdefiniowaniu systemu nagród i kar, czyli określeniu precyzyjnie i jednoznacznie procedur użytkowania pojazdów, jak i postępowania w przypadku zaistnienia szkody lub awarii.
