Obniżanie kosztów floty zaczyna się od uzyskania pełnego obrazu wydatków i ustalenia ich przyczyn. Firma powinna wiedzieć, ile kosztują paliwo, serwis, ogumienie, szkody, ubezpieczenia i administracja, oraz potrafić przypisać te wartości do konkretnych pojazdów i okresów. Oprogramowanie flotowe – najczęściej jako część zintegrowanego systemu TMS – pomaga zebrać, porównać i kontrolować dane, dzięki czemu łatwiej wykrywać odchylenia i wskazywać obszary wymagające analizy. Nie obniża jednak kosztów automatycznie: dostarcza informacji, na podstawie których fleet manager, właściciel firmy lub dyrektor finansowy może podejmować lepiej uzasadnione decyzje.
Pierwszym krokiem jest zebranie danych o kosztach według pojazdu, rodzaju wydatku i okresu. Dopiero później warto rozważać zmiany w polityce paliwowej, zasadach serwisowania czy organizacji pracy. Bez punktu wyjścia trudno bowiem sprawdzić, czy konkretne działanie rzeczywiście wpłynęło na koszty eksploatacji floty samochodowej.
Dla każdego auta dobrze jest stworzyć możliwie pełną historię ekonomiczną i eksploatacyjną, obejmującą m.in. przebieg, tankowania, naprawy, szkody i okresy przestoju. Pojedyncza faktura informuje o poniesionym wydatku, lecz dopiero porównanie jej z wcześniejszymi zdarzeniami pokazuje, czy był to incydent, czy element powtarzalnego problemu.
Tak rozumiane zarządzanie flotą samochodową wymaga regularnego zestawiania kosztów i wyjaśniania zmian, a nie tylko obserwowania miesięcznej sumy wydatków.
Analiza powinna obejmować zarówno wydatki widoczne na fakturach, jak i koszty związane z organizacją obsługi pojazdów. Warto kontrolować przede wszystkim:
Taki podział pozwala ustalić, które grupy kosztów rosną oraz gdzie potrzebna jest dokładniejsza diagnoza.
Kontrola kosztów paliwa nie powinna kończyć się na analizie wartości faktur. Znacznie więcej mówi zestawienie tankowań z przebiegiem, trasami, postojami i danymi GPS. Pozwala ono wychwycić nietypowe zmiany i sprawdzić, czy wymagają dalszego wyjaśnienia.
Wzrost średniego spalania nie wskazuje automatycznie jednej przyczyny. Może wynikać ze specyfiki tras, większego obciążenia auta, warunków drogowych, dłuższych postojów z uruchomionym silnikiem lub problemów technicznych. Dlatego pojedynczy odczyt nie powinien prowadzić do pochopnej oceny kierowcy.
Podobnie warto analizować dane z kart i faktur paliwowych. Zestawienie czasu, miejsca i ilości tankowania z informacjami o pojeździe może pomóc wykryć sytuacje odbiegające od przyjętych wzorców. Uzupełnieniem takiej kontroli są ustalone limity wydatków – jeśli system pilnuje ich automatycznie, przekroczenie widać od razu, a nie dopiero przy miesięcznym rozliczeniu.
Przy serwisowaniu floty samochodowej ważny jest nie tylko koszt pojedynczej naprawy, ale także jej kontekst. Jeżeli jedno auto regularnie trafia do warsztatu z podobnymi usterkami, suma stosunkowo niewielkich faktur może wskazywać na problem wymagający uwagi.
Dlatego warto prowadzić historię serwisową obejmującą daty, przebiegi, zakres wykonanych prac i poniesione wydatki. Pomocna jest również autoryzacja napraw, czyli formalna zgoda na zakres i koszt prac przed ich wykonaniem, oraz przypomnienia o badaniach technicznych, przeglądach okresowych i innych czynnościach zależnych od daty lub przebiegu. Pozwalają one lepiej planować obsługę i ograniczać ryzyko przeoczenia obowiązkowego terminu.
Dodatkowym źródłem informacji mogą być dane diagnostyczne pochodzące z telematyki. Mogą one wcześniej sygnalizować wybrane problemy techniczne, ale nadal wymagają interpretacji i weryfikacji.
Koszty opon, szkód i ubezpieczeń również powinny być przypisywane do konkretnego pojazdu i okresu. Dopiero wtedy można porównywać auta oraz sprawdzać częstotliwość określonych zdarzeń.
Ewidencja ogumienia pozwala obserwować koszty wymian i usług, rejestr szkód ułatwia analizę zdarzeń w dłuższym czasie, a kontrola polis pomaga pilnować terminów. Połączenie tych informacji z przebiegiem i historią użytkowania auta daje pełniejszy obraz jego kosztów.
W wielu firmach problemem nie jest brak informacji, lecz ich rozproszenie. Dane mogą znajdować się jednocześnie w arkuszach kalkulacyjnych, systemie księgowym, dokumentacji warsztatowej, panelach kart paliwowych oraz aplikacjach GPS. W takiej sytuacji przygotowanie pełnej informacji o kosztach jednego pojazdu staje się czasochłonne.
Program do obsługi floty samochodowej powinien tworzyć wspólny rejestr, w którym pojazd jest punktem odniesienia dla dokumentów, przebiegów, faktur, tankowań, serwisu, szkód i terminów. Sama liczba zgromadzonych danych nie ma jednak dużej wartości, jeżeli nie można ich łatwo porównywać.
PasCom Flota II porządkuje te informacje w jednym środowisku. Pojazdy, sprzęt i karty paliwowe prowadzone są w module Zasoby, naprawy – w module obsługi serwisowej i autoryzacji napraw, a ubezpieczenia, polisy i szkody, ogumienie oraz dokumenty kosztowe mają własne moduły. Limity pozwalają kontrolować ustalone progi wydatków, rozliczenia okresowe umożliwiają automatyczne rozksięgowanie kosztów, a moduł Integracja GPS dostarcza danych z bieżącej eksploatacji pojazdów. Faktury mogą trafiać do systemu przez import, wraz z obsługą e-faktur w KSeF, a karty drogowe i rozliczenia kierowców uzupełniają obraz kosztów pracy. Zestawienia pozwalają porównywać pojazdy, śledzić średni przebieg, kontrolować wykroczenia użytkowników floty czy zestawiać koszty leasingu i wynajmu. Zakres wykorzystywanych modułów powinien wynikać z procesów konkretnej firmy – nie każda potrzebuje wszystkich.
Z perspektywy osoby zarządzającej flotą najważniejsze jest to, czy system pozwala szybko znaleźć odpowiedź na konkretne pytanie: dlaczego koszt użytkowania danego auta wzrósł, skąd wzięły się powtarzalne naprawy albo gdzie pojawiły się nietypowe wydatki?
Telematyka w zarządzaniu flotą dostarcza informacji powstających podczas bieżącego użytkowania pojazdu. Dane GPS mogą obejmować lokalizację, trasy i postoje, a bardziej rozbudowane rozwiązania także przebieg, zużycie paliwa czy wybrane parametry techniczne.
Ich największa wartość pojawia się wtedy, gdy są zestawiane z innymi informacjami. Nietypowo długi postój może wynikać ze sposobu realizacji zlecenia, zwiększone spalanie – z warunków eksploatacji lub usterki, a zmiana trasy – z decyzji operacyjnej.
Odczyt powinien więc prowadzić do pytania o przyczynę, a nie do automatycznej decyzji. System flotowy pomaga wykryć sygnał. Ocena sytuacji i reakcja nadal należą do firmy.
Analizę kosztów warto prowadzić według stałego schematu. Pierwszym etapem jest wybór mierników, np. kosztu paliwa na kilometr, kosztu serwisu na pojazd, liczby dni przestoju albo częstotliwości szkód. Następnie należy ustalić poziom wyjściowy na podstawie wcześniejszych okresów lub porównywalnych aut.
Kolejnym krokiem jest cykliczny raport pokazujący nie tylko sumy, lecz także trendy. Jeśli pojawia się odchylenie, trzeba sprawdzić jego źródło. Dopiero później można przypisać działanie, osobę odpowiedzialną i termin ponownej kontroli.
W praktyce proces wygląda więc następująco:
Dzięki temu raport przestaje być zestawieniem historycznych danych, a staje się narzędziem wspierającym decyzje.
Dobry system do zarządzania flotą powinien odpowiadać na potrzeby różnych osób. Fleet manager potrzebuje szczegółowych informacji o pojazdach i ich eksploatacji, dyrektor finansowy oczekuje czytelnych danych kosztowych, a pracownik administracyjny – sprawnej obsługi dokumentów i terminów.
Przed wyborem rozwiązania warto sprawdzić, czy oferuje ono:
Odpowiedź na pytanie, jak obniżyć koszty utrzymania floty samochodowej, nie sprowadza się więc do zakupu oprogramowania. Konieczne jest zebranie wiarygodnych danych, stworzenie punktu odniesienia, regularne wykrywanie zmian i ustalanie ich przyczyn. Narzędzie może znacząco ułatwić ten proces, lecz dopiero sposób wykorzystania informacji decyduje o jakości zarządzania.
Jeżeli dane o paliwie, serwisie, szkodach, terminach i fakturach są dziś rozproszone, warto najpierw określić, które z nich powinny znaleźć się w jednym systemie oraz jakie raporty są potrzebne osobom odpowiedzialnym za flotę i finanse. Na tej podstawie można zweryfikować, czy zakres PasCom Flota II odpowiada rzeczywistemu sposobowi pracy Waszej firmy.