Rozpoczęcie pracy z aplikacją związane jest z szeregiem czynności przygotowawczych. Ustawienie pewnych elementów systemu jest konieczne do poprawnego działania systemu. Podstawowe działania wymagane do poprawnego rozpoczęcia pracy z systemem PasCom przedstawione zostały w punktach.
W nawiasie podano, jakich programów (F – Flota, T – Transport, S – Spedycja) dotyczą poniższe punkty:
• Uzupełnienie skrótu Firmy zależnej
• Uzupełnienie danych adresowych firmy zależnej (F, T, S)
• Ustalenie ilości i nazw poziomów struktur organizacyjnych (F, T).
• Uzupełnienie słownika struktur organizacyjnych, opcjonalnie: centrum kosztowe i konto. (F, T)
• Uzupełnienie kartoteki pracowników, dodanie przydziałów pracowników (F, T, S)
• Uzupełnienie kartoteki użytkowników systemu, nadanie haseł dostępu użytkownikom (F, T, S)
• Przyznanie użytkownikom uprawnień do elementów systemu (F, T, S)
• Uzupełnienie kartotek: grupy kosztów, rodzaje kosztów oraz tabeli konwersji grup kosztów (ta ostatnia potrzebna do prawidłowego importu faktur paliwowych) (F, T)
• Parametryzacja definicji finansowych dokumentów. (F, T, S)
• Uzupełnienie słowników serii i rejestrów VAT. Parametryzacja konfiguracji podpowiedzi serii i rejestrów (F, T, S)
• Ustawienie podpisów pod wydrukami (F, T, S)
• Ustawienie parametrów globalnych i osobistych
• Założenie bazy na pliki dołączane do programu oraz wysyłane z systemu maile (F, T, S)
• Uzupełnienie innych kartotek/słowników: Kartoteka Kart paliwowych, słownik rodzajów kart paliwowych (F, T), Kartoteka usług (T, S), słownik statusów zleceń (T) i rodzajów zleceń, kartoteka ustawień fakturowania (T), Kartoteka kontrahentów (F, T, S), słownik rodzajów pojazdów (osobowy, ciężarowy itp.) (F, T), Kartoteka marek, typów (F, T), Kartoteka pojazdów (F, T), słownik jednostek miary (F, T, S), Kartoteka towarów (T, S), słownik opakowań (T, S)
Uzupełnieniem powyższych czynności może być:
• Ustawienie przypomnień systemowych, stworzenie listy uprawnionych do otrzymywania przypomnień (F, T, S)
• Zindywidualizowanie menu użytkownika programu w postaci paska ikon (F, T, S)
• Odpowiednie ustawienie i uzupełnienie poszczególnych kartotek umożliwi efektywną pracę z systemem.
Pola poszczególnych formatek mają różnokolorowe etykiety (nazwy). Poszczególne kolory mają różne znaczenie i tak:
Tak, jest taka możliwość.
Aby skorzystać z tej opcji, należy w kartotece użytkowników, w polach „ustawienia poczty elektronicznej”, uzupełnić wszystkie informacje o adresie poczty elektronicznej, loginie i haśle dostępu oraz serwerze STMP i porcie, które są potrzebne do uruchomienia możliwości wysyłki listów z programu.
Aby nałożyć filtr, należy wybrać przycisk „Szukaj” w lewym, górnym rogu. Pojawi się okno definicji warunku wyszukiwania. Po wybraniu pola, po którym będziemy szukać (tytuł kolumny), warunku i treści (zbiór zawężony tylko do tych rekordów, które znajdują się w wybranej kolumnie), potwierdzamy wybór przyciskiem „Szukaj”. Ten sam efekt osiągniemy przyciskając tytuł kolumny – w części „pole” podpowie się od razu tytuł kolumny.
Jeżeli ma zostać nałożony więcej niż jeden warunek szukania, pierwszy wybór dodajemy do listy warunków, przyciskiem „Dopisz” i ponawiamy całą operację od początku, aż do osiągnięcia pożądanego efektu, w postaci odfiltrowanej listy.
(Szerzej o kartotece uprawnień – instrukcja dołączona do programu, rozdział „Uprawnienia”).
Nie wykorzystywane kolumny oraz pola w szczegółach można ukryć poprzez mechanizm Wizualizacji formatki, wówczas nie są one w ogóle pobierane z bazy danych.
Dostępne na liście kolumny możemy dowolnie ukrywać i przestawiać korzystając z przycisku dostępnego w lewym górnym rogu listy.
Ukrywanie niepotrzebnych kolumn oraz zmianę ich kolejności można również przeprowadzać bezpośrednio na liście danych. Chwytając nagłówek kolumny lewym przyciskiem myszki (LPM) i wyrzucając go poza listę, kolumna staje się niewidoczna.
Aby wyświetlony na liście układ kolumn został zapamiętany jako domyślny, należy prawym przyciskiem myszki (PPM) kliknąć na nagłówek dowolnej kolumny i wybrać <Zapisz jako domyślne>.
Opcja <Zapisz jako> pozwala zapisać rożne układy kolumn, pod konkretnymi nazwami. Dodatkowo, układy kolumn można zapisać jako wspólne dla wszystkich użytkowników.
Stacje klienckie:
Serwer (opcja wielostanowiskowa):
Wymagania mogą być większe dla dużej liczby użytkowników.
Parametry Użytkownika.
Dostępne są dla każdego użytkownika programu, nie wymagają nadania żadnego uprawnienia.
Parametry Globalne.
Dostępne są dla użytkowników, którzy otrzymają uprawnienie <Parametry systemu> – grupa Narzędzia. Ustawienia parametrów globalnych obowiązują każdego użytkownika programu.
Szerzej o parametrach w instrukcji w rozdziale Parametry systemu.
Pracownik to każda osoba wpisana do kartoteki Pracownicy – dane osobowe. Można z nią wiązać różne operacje typu przydziały, rozliczenia, zlecenia itp.
Użytkownik, to użytkownik systemu, logujący się na swój indywidualny login i hasło. Jest on również dopisany w kartotece Pracownicy i dodatkowo zarejestrowany w kartotece Użytkowników.
Chciał(a)bym aby na wydrukach były widoczne dodatkowe podpisy, warunki itp. Gdzie mogę to ustawić?
Dla części wydruków można zdefiniować dodatkowe podpisy. Dostęp do kartoteki podpisów pod wydrukami jest w grupie Narzędzia. Nie ma możliwości dodawania nowych podpisów, można jedynie edytować istniejące. Jeśli w jakieś części nie ma wpisu, nic również nie będzie się pojawiać na wydrukach.
Na wydrukach np. faktur, umów, protokołów, pism możemy zamieszczać indywidualne podpisy.
Dostęp do kartoteki „Podpisy pod wydrukami” jest w module Narzędzia. Możemy dodawać tylko podpisy, które są dostępne w słowniku Typów podpisów np. Stopka na wydrukach, Uwagi pod fakturą itp.
