Faktury kosztowe spoza KSeF bez przepisywania — obsługa Saldeo w PasCom

Nie każda faktura kosztowa trafia do firmy przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Moduł Import dokumentów z Saldeo pozwala zamienić takie dokumenty w gotowe dokumenty kosztowe w systemie PasCom – bez ręcznego przepisywania danych. Od wersji 2.360 można też pobrać faktury, które już czekają w Saldeo.

Gdzie firma TSL traci czas przy fakturach kosztowych?

Coraz więcej krajowych faktur przychodzi do firm przez KSeF i od razu ma postać danych. Część dokumentów kosztowych nadal dociera jednak inną drogą: faktury od przewoźników i dostawców zagranicznych, rachunki za usługi rozliczane za granicą, dokumenty przesyłane mailem w PDF lub jako skan.

Każdy taki dokument ktoś musi przepisać: kontrahenta, numer, daty, walutę, kwoty i pozycje. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie to godziny pracy i realne ryzyko pomyłki w kwocie albo w numerze dokumentu. Do tego dochodzi pytanie, czy dana faktura nie została już wprowadzona wcześniej.

Jak działa Bufor dokumentów przychodzących?

Moduł dodatkowy Import dokumentów z Saldeo wprowadza do systemu PasCom kartotekę Bufor dokumentów przychodzących. To jedno miejsce, w którym gromadzone są cyfrowe odpowiedniki faktur kosztowych spoza KSeF – z odczytanymi danymi nagłówka, pozycjami i plikiem oryginału.

Rekordy można filtrować według daty wystawienia lub pobrania oraz oznaczać jako „nie dotyczy”. Od razu widać też, z których faktur dokument kosztowy już powstał, a z których jeszcze nie.

Dwie drogi do bufora

1. Wczytanie pliku przez OCR Saldeo. Użytkownik wskazuje w systemie PasCom jeden lub kilka plików z fakturami. System przesyła je do serwisu Saldeo, który rozpoznaje dane, a rozpoznany dokument trafia do bufora.
2. Pobranie dokumentów już odczytanych w Saldeo (od wersji 2.360). Jeśli faktury trafiają do Saldeo inną drogą – np. wgrywa je biuro rachunkowe – nie trzeba ich wczytywać ponownie. Wystarczy oznaczyć je w Saldeo do wysłania i jedną operacją pobrać do bufora. Program pomija dokumenty inne niż kosztowe, a przy fakturze, która już jest w buforze, pyta, czy zastąpić ją wersją z Saldeo.

Od rekordu do dokumentu kosztowego

Z zaznaczonego rekordu system PasCom tworzy dokument kosztowy jedną operacją. Kontrahenta dobiera po numerze NIP, a pozycje dokumentu buduje na podstawie pozycji odczytanych z faktury. Jeśli z danego rekordu dokument kosztowy już powstał, program nie utworzy duplikatu, tylko zaproponuje wyświetlenie istniejącej faktury.

Dlaczego weryfikacja nadal jest potrzebna?

OCR, czyli optyczne rozpoznawanie tekstu, działa tym lepiej, im lepszy jest skan. Znaczenie mają też język dokumentu i liczba faktur zatwierdzonych wcześniej na koncie w Saldeo. Wygenerowany dokument kosztowy jest więc wstępnie wypełniony, a nie zatwierdzony. Import skraca przepisywanie, ale nie zastępuje zasad kontroli dokumentów w firmie – to organizacja ustala, kto sprawdza kontrahenta, kwoty i pozycje.

Co jest potrzebne, żeby zacząć?

• moduł dodatkowy Import dokumentów z Saldeo w systemie PasCom,
• konto w serwisie Saldeo.

Chcą Państwo wypróbować nowy moduł? Udostępniamy licencję z rozszerzeniem tymczasowym – wystarczy napisać na adres transport@pascom.pl lub do swojego opiekuna.

Docelowo rozważamy przeniesienie tego procesu do Usługi PasCom, tak aby dokumenty trafiały do bufora w tle, bez udziału użytkownika.