Pełny grafik kierowców, rosnąca liczba zleceń i regularnie wystawiane faktury mogą tworzyć wrażenie, że firma transportowa rozwija się prawidłowo. Problem pojawia się wtedy, gdy na koniec miesiąca na rachunku zostaje znacznie mniej pieniędzy, niż wynikałoby to z liczby wykonanych przewozów.
W transporcie sam wzrost przychodów nie oznacza wzrostu zysku. Nierentowna trasa, nadmierne spalanie, wysoki udział pustych przebiegów albo źle przypisane koszty kierowców mogą stopniowo pochłaniać marżę. Dlatego rentowność firmy transportowej należy oceniać na podstawie konkretnych danych, a nie liczby pojazdów znajdujących się aktualnie w trasie.
Jak sprawdzić rentowność firmy transportowej? Trzeba regularnie analizować zarówno finansowe, jak i operacyjne KPI w transporcie. Poniższe wskaźniki pozwalają ustalić, które pojazdy, trasy, zlecenia i kontrakty rzeczywiście zarabiają.
Arkusz kalkulacyjny może być dobrym narzędziem na początku działalności. Wraz ze wzrostem liczby pojazdów, kierowców, kontrahentów i dokumentów staje się jednak coraz trudniejszy do utrzymania. Dane o przebiegach znajdują się w systemie GPS, tankowania na zestawieniach operatorów kart paliwowych, wynagrodzenia w systemie kadrowym, a faktury w programie księgowym. Zanim informacje zostaną ręcznie połączone, mogą być już nieaktualne.
W branży transportowej stopniowo odchodzi się od zarządzania wskaźnikami wyłącznie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, wiadomości e-mail i ręcznie przygotowywanych zestawień. Wraz ze wzrostem liczby zleceń, pojazdów oraz źródeł danych coraz więcej przedsiębiorstw sięga po systemy TMS i programy do zarządzania flotą. Excel nadal może pełnić funkcję pomocniczą, ale nie zapewnia automatycznego łączenia informacji ani bieżącej kontroli rentowności.
Brak spójnego pomiaru prowadzi do trzech podstawowych błędów. Firma przyjmuje zlecenia, których pełny koszt przekracza uzyskany przychód, ustala stawki na podstawie średnich wartości, które nie odpowiadają konkretnej trasie, oraz zauważa wzrost kosztów dopiero podczas miesięcznego lub kwartalnego rozliczenia.
Koszt na kilometr to podstawowy wskaźnik umożliwiający porównanie pojazdów, tras i okresów rozliczeniowych.
Koszt na kilometr = wszystkie koszty operacyjne / liczba przejechanych kilometrów
Przykładowo, jeżeli miesięczne koszty wyniosły 612 000 zł, a pojazdy przejechały 150 000 km, koszt jednego kilometra wynosi 4,08 zł. Przy stawce sprzedażowej 4,20 zł pozorna marża to zaledwie 0,12 zł na kilometr – jeszcze przed uwzględnieniem ewentualnych reklamacji, opóźnień lub nieprzewidzianych napraw.
Wskaźnik należy obliczać nie tylko dla całej firmy, ale także dla poszczególnych pojazdów, typów zestawów i kierunków transportowych. Dopiero takie porównanie pokazuje, czy wysoki koszt wynika z charakteru trasy, stanu technicznego pojazdu, stylu jazdy kierowcy czy zbyt małego wykorzystania taboru.
Paliwo pozostaje jednym z największych obciążeń przewoźników. W zależności od rynku, rodzaju transportu i struktury floty może odpowiadać za około jedną trzecią kosztów, a w części polskich przedsiębiorstw przekraczać 40% wszystkich wydatków. Dlatego nawet niewielkie odchylenie spalania może istotnie obniżyć wynik całej spółki.
Koszt paliwa na 100 km = koszt zatankowanego paliwa / przejechane kilometry × 100
Sam wydatek na paliwo to jednak za mało. Należy zestawiać go z liczbą litrów, ceną zakupu, normą spalania, masą ładunku, przebiegiem i trasą. Wzrost kosztu może wynikać z droższego tankowania, nadmiernego spalania, nieprawidłowych danych z licznika albo nieautoryzowanego użycia karty paliwowej.
Skuteczna kontrola kosztów w transporcie wymaga zatem porównania danych z co najmniej trzech źródeł: faktur lub kart paliwowych, danych GPS oraz przebiegów zapisanych w pojeździe lub informacji z karty drogowej.
Cena zakupu albo miesięczna rata leasingu nie pokazują rzeczywistego kosztu pojazdu. Do tego służy TCO, czyli Total Cost of Ownership.
TCO = finansowanie lub utrata wartości + paliwo + serwis + opony + ubezpieczenia + podatki i opłaty + pozostałe koszty użytkowania
W przypadku pojazdu własnego w kalkulacji należy uwzględnić utratę wartości. Przy pojeździe leasingowanym podstawą informacją będą raty i inne koszty finansowania. Nie powinno się bezrefleksyjnie dodawać obu pozycji, jeżeli opisują ten sam ekonomiczny koszt.
TCO całkowity koszt posiadania floty pozwala porównać starszy, spłacony pojazd z nowszym zestawem leasingowanym. Brak rat nie oznacza bowiem, że starsza ciężarówka jest tańsza. Częstsze naprawy, wyższe spalanie i przestoje mogą sprawić, że jej całkowity koszt będzie wyższy. Kompleksowe modele TCO obejmują właśnie koszty nabycia, finansowania, eksploatacji, utrzymania i końca użytkowania pojazdu.
Koszty stałe ponosisz niezależnie od tego, czy pojazd pracuje. Są to m.in. leasing, ubezpieczenia, część wynagrodzeń, licencje, biuro i systemy informatyczne. Koszty zmienne rosną wraz z liczbą kilometrów lub zleceń – obejmują paliwo, opłaty drogowe, parkingi, część serwisu oraz wynagrodzenia zależne od pracy.
Udział kosztów stałych = koszty stałe / wszystkie koszty × 100%
Im wyższy udział kosztów stałych, tym bardziej firma jest wrażliwa na spadek liczby zleceń. Z kolei bardzo wysoki udział kosztów zmiennych może oznaczać, że wzrost skali działalności nie przynosi oczekiwanej poprawy marży. Analiza struktury pokazuje również, jaki minimalny obrót jest potrzebny, aby pokryć zobowiązania firmy.
To najważniejsza odpowiedź na pytanie, czy konkretny przewóz miał sens ekonomiczny.
Wynik zlecenia = przychód – koszty bezpośrednie – przypisane koszty pośrednie
Marża zlecenia = wynik zlecenia / przychód × 100%
Do kosztów bezpośrednich zaliczają się m.in. opłaty drogowe, promy, parkingi, podwykonawcy i dodatkowe usługi. Koszty pośrednie obejmują właściwą część paliwa, wynagrodzenia i diety kierowcy, finansowanie pojazdu, serwis, ubezpieczenie oraz koszty administracyjne.
Warto analizować nie tylko pojedyncze przewozy, lecz także rentowność według kontrahenta, kraju, spedytora, rodzaju ładunku i kierunku. Klient generujący wysoki obrót może okazać się mało opłacalny, jeżeli wymaga długiego oczekiwania na załadunek, narzuca odległe terminy płatności albo powoduje częste puste powroty.
Szkodowość można analizować liczbowo lub finansowo. Pierwszy wariant pokazuje udział przewozów zakończonych szkodą, drugi – relację wartości szkód do przychodów.
Szkodowość finansowa = wartość szkód i reklamacji / przychody z transportu × 100%
Wskaźnik powinien uwzględniać nie tylko kwoty wypłacone klientom, lecz także udział własny w ubezpieczeniu, koszty obsługi reklamacji, przestoje oraz utracone przychody. Rosnąca szkodowość może wskazywać na problemy z zabezpieczeniem ładunków, doborem podwykonawców, szkoleniem kierowców albo jakością procedur.
Problemem większości firm nie jest całkowity brak danych, lecz ich rozproszenie. Informacje istnieją, ale są zapisane w kilku programach, wiadomościach e-mail, dokumentach i arkuszach. Ręczne przygotowanie raportu zajmuje czas, a wynik przedstawia sytuację sprzed kilku dni lub tygodni.
Dobry TMS system zarządzania transportem łączy dane operacyjne i finansowe. Może pobierać informacje z GPS, kart paliwowych, dokumentów kosztowych, zleceń, faktur oraz systemów księgowych i kadrowych. Następnie przypisuje koszty do pojazdów, kierowców i zleceń według przyjętych reguł.
Dzięki temu dashboardy flotowe KPI nie są jedynie efektownymi wykresami. Stają się systemem wczesnego ostrzegania. Menedżer może zauważyć rosnący koszt kilometra, spadek terminowości albo pogorszenie rentowności danego kierunku, zanim problem wpłynie na wynik całego kwartału.
PasCom wspiera planowanie, realizację i rozliczanie transportu. Moduł Zlecenia transportowe pozwala obsługiwać przewozy realizowane własnym taborem, przekazywane zewnętrznym przewoźnikom, promowe oraz dzielone na podzlecenia. Dane ze zleceń mogą być następnie wykorzystane w analizach kosztów, przychodów i rentowności.
Moduł Kart Drogowych pozwala na analizę poszczególnych wyjazdów, tras, pojazdów i kierowców pod kątem przejechanych kilometrów (w tym tzw. pustych kilometrów) oraz zużycia paliwa (ilościowa oraz w litrach/100km).
Moduł Zestawienia udostępnia gotowe i indywidualnie konfigurowalne raporty, tabele przestawne oraz analizy graficzne. Pozwala badać m.in. przychody, koszty, bilans zleceń, opłacalność współpracy z kontrahentami i rentowność poszczególnych kierunków. Tak przygotowane widoki mogą pełnić funkcję zarządczych dashboardów KPI.
System ma budowę modułową zatem można uzupełnić go o moduł zarządzania pojazdami – PasCom Flota II oraz integrować dane z GPS, systemów ERP, HR, księgowości i bankowości. Dokumenty kosztowe można przypisywać do zlecenia, pojazdu, pracownika lub innej jednostki, dzięki czemu optymalizacja kosztów floty opiera się na pełnych danych, a nie na szacunkach.