С 2026 года каждый предприниматель будет обязан выставлять счета-фактуры через Национальную систему электронных счетов-фактур (KSeF). Изменение, введенное Министерством финансов, направлено на упрощение расчетов, повышение прозрачности транзакций и сокращение налоговых злоупотреблений. При этом требуется техническая адаптация финансово-бухгалтерских систем (и не только) к новой модели работы.
Компании TSL-сектора (транспорт, экспедирование, логистика), где ежедневно выставляются сотни счетов-фактур, связанных с перевозками, покупкой топлива или эксплуатационными расходами, нуждаются в эффективных и автоматизированных решениях. Поэтому был создан модуль автоматизации KSeF в PasCom – инструмент, обеспечивающий безопасный переход на электронное выставление счетов без использования внешних платформ.
KSeF – это центральная система Министерства финансов для выставления, получения и архивирования структурированных счетов-фактур. Каждый документ должен быть отправлен в KSeF в формате XML, соответствующем строго определенной логической структуре. Счет-фактура приобретает юридическую силу только после правильного принятия системой. Это означает, что простая отправка счета-фактуры в формате PDF по электронной почте больше не будет достаточной. Новое решение централизует документооборот и передает данные напрямую в налоговые органы. Оно снижает риск мошенничества, ускоряет проверки и упрощает архивирование счетов для компаний. Для предприятий TSL-сектора это означает необходимость адаптации систем к новой модели расчетов.
Транспортные и логистические компании должны сейчас проанализировать свои доходы за 2024 год. Если они превысят установленный порог, стоит как можно скорее начать внедрение электронных счетов-фактур в системе PasCom для плавного перехода на новую модель расчетов.
PasCom – это система поддержки операционных и финансовых процессов транспортных, автопарковых и экспедиторских компаний. Она обеспечивает комплексный учет затрат, контроль заказов, управление транспортными средствами и документацию расчетов. Последняя версия включает модуль, соответствующий KSeF, для автоматической и безопасной обработки электронных счетов-фактур в соответствии с требованиями Министерства финансов.
Пользователи могут выбрать вариант, подходящий для нужд их компании:
Для компаний, генерирующих большое количество счетов, ежедневная автоматизация приносит реальную экономию времени и снижает ошибки, связанные с ручной обработкой XML-файлов.
Процесс включает четыре шага:
Система обеспечивает отслеживание статусов документов, номеров KSeF и анализ ошибок в реальном времени. Пользователь может быстро исправить, например, отсутствие NIP или неверный адрес контрагента и повторно отправить исправленный документ в KSeF.
В транспортных, экспедиторских и логистических компаниях счет-фактура является частью более широкого бизнес-процесса. Электронное выставление счетов требует согласованных данных и точного отображения документов расходов и доходов в структуре электронного счета. Модуль KSeF в PasCom помогает поддерживать соответствие операционных и бухгалтерских данных, повышая прозрачность и эффективность расчетов.
Вскоре мы начнем внедрение модуля автоматизации KSeF для выбранных клиентов PasCom в тестовой среде. Цель – доработка интеграции на основе реальных процессов компаний TSL и обеспечение максимальной надежности после введения нормативов. Если вы хотите первыми воспользоваться автоматической обработкой электронных счетов-фактур в PasCom, свяжитесь с нами и присоединяйтесь к компаниям, заранее готовящимся к обязательному KSeF.