Модуль ЗАТРАТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Модуль позволяет регистрировать расходные документы (счета-фактуры), полученные от контрагентов. Помимо учета данных в системе PasCom, есть возможность прикрепить к каждой позиции расходов файл в виде скана, PDF или фотографии полученного счета. Картотека может выполнять функцию центрального учета расходов как для крупных, так и для малых компаний, обеспечивая многогранное управление операционными расходами в рамках одной системы – без необходимости приобретения отдельного программного обеспечения.

Пользователи получают инструмент для централизованной регистрации документов, их автоматической обработки, назначения к соответствующим подразделениям и генерации бухгалтерских проводок. Функциональность модуля также поддерживает анализ рентабельности, контроль бюджета и прозрачность расходов на уровне заказа, транспортного средства, сотрудника, экспедиторской папки или внеоперационной деятельности.

Картотеку расходных документов можно расширить дополнительными модулями, такими как: Модуль РАСЧЕТЫ — ПЕРЕВОД ЭКСПОРТ в банк (поддерживаемые форматы: ELIXIR, SEPA, ELIXIR iPKO, валютный MT100, валютный MT103, валютный 103 iPKO, валютный 103 Millennium), а также ЭКСПОРТ ДАННЫХ В Модуль FK.

Регистрация расходных документов из различных источников

Модуль «Расходные документы» позволяет регистрировать все типичные расходы, связанные с эксплуатацией автопарка, выполнением транспортных заказов и управлением цепочкой поставок в экспедиции. Система поддерживает как ручной ввод данных, так и их автоматическое получение из электронных файлов.


Обработка счетов и квитанций

Система позволяет вносить широкий спектр расходных документов, включая:

  • счета-фактуры НДС, выставленные поставщиками услуг и товаров
  • торговые и внутренние счета
  • корректировочные счета
  • фискальные чеки
  • традиционные квитанции
  • бухгалтерские записки и другие расчетные документы
Документы могут быть привязаны к конкретным организационным или операционным единицам – например, транспортному средству, сотруднику, заказу, экспедиторской папке и т. д.


Импорт данных из внешних систем

Система позволяет импортировать расходные документы из различных внешних источников, что значительно упрощает работу бухгалтерии и оперативных отделов. В частности поддерживаются:

  • электронные файлы от топливных концернов (например, PKN Orlen, BP, Circle K, Shell, Lotos, DKV)
  • файлы, генерируемые финансово-бухгалтерскими системами
  • данные от автосервисов, мастерских и лизинговых компаний
  • расчеты по телекоммуникационным услугам (например, ORANGE, PLUS, T-MOBILE)
Система поддерживает форматы CSV, XML, XLS, а также позволяет настраивать сопоставление входных данных.


Структура документа и распределение расходов

Каждый зарегистрированный расходный документ может содержать подробные данные, позволяющие точно распределить расход по конкретной единице и впоследствии анализировать его в различных разрезах:

  • номер документа и номера позиций
  • дату покупки и дату выставления документа
  • данные контрагента – отправителя документа
  • описание товара или услуги
  • суммы без НДС, НДС и суммы с НДС
  • номер топливной карты (если применимо)
  • объем заправленного топлива (для топливных документов)
  • показания одометра автомобиля на момент покупки (если применимо)
  • форма оплаты (наличные, перевод, чек, карта)
Система также учитывает классификацию расходов по группам, определяемым пользователем (например, топливо, ремонт, страхование, внешние услуги).


Распределение по структурным подразделениям

Модуль поддерживает многоуровневое согласование расходов – счета, зарегистрированные в системе, могут быть утверждены лицами с соответствующими полномочиями. После утверждения счет автоматически проводится, что позволяет проводить всесторонний анализ данных (например, центр затрат, транспортное средство, пользователь, организационная структура, счет затрат, НДС к вычету). Диапазон распределения расходов широк и включает не только транспортные средства, но и сотрудников, и структурные подразделения.