Этот модуль используется для регистрации счетов и других бухгалтерских документов: корректировочных нот, счёт-фактур, компенсаций и т.д.
Регистрация счетов может осуществляться несколькими способами:
• вручную (счета НДС, корректировочные ноты, чеки, и т.д.),
• импорт на основе файлов топливных концернов (например, PKN Orlen, BP, Statoil, Shell, Lotos, DKV, AS24 ),
• импорт из систем бухгалтерского учета,
• импорт файлов станций технического обслуживания, фирм проката и т.д.,
• импорт файлов биллингов операторов связи (ORANGE, PLUS, ERA).
Документы могут содержать следующих позиций:
• номер документа, дата выставления, покупки
• информация о том, кто выставил счёт (возможность группировать счетов по выставителям)
• содержание — наименование услуги, товара,
• группа затрат — приписывает затраты в одну из определённых пользователем групп затрат (топливо, ремонт, страхование, расходы сотрудника и т.д.),
• для счетов на топливо — количество заправленного топлива
• стоимость нетто, НДС, брутто,
• тип оплаты (например, наличные, банковский перевод, чек, карта),
• для оплаты топливными картами — номер топливной карты,
• показания счётчиков при совершении закупки
Модуль обеспечивает возможность многоуровневую систему утверждения затрат. Благодаря этому счета, зарегистрированные в системе, могут быть утверждены Пользователем, имеющего соответствующие полномочия. После утверждения автоматическое разбитие счета на отдельные позиции и категории затрат — позволяет в дальнейшем провести анализ расходуемых средств (по МВЗ, транспортному средству, пользователю, организационной структуре и т.д.).
База затрат
В базе автоматически регистрируются все позиции документа, соответствующие определённым Пользователем справочником распределения затрат. Диапазон категорий затрат широкий и разносторонний: затраты можно определить на транспортное средство, на сотрудника или непосредственно на организационную структуру.
