Moduł DOKUMENTY KOSZTOWE

Moduł umożliwia rejestrowanie dokumentów kosztowych otrzymywanych od kontrahentów. Faktury zewnętrzne mogą być wprowadzane do systemu PasCom ręcznie (np. faktury VAT, faktury handlowe, korekty, paragony, rachunki, noty itp.) bądź za pomocą importu z różnych źródeł, takich jak pliki elektroniczne z koncernów paliwowych (np. PKN Orlen, BP, Circle K, Shell, Lotos, DKV), systemów finansowo-księgowych, stacji serwisowych, firm wynajmu długoterminowego, czy też plików bilingów telefonicznych (np. ORANGE, PLUS, T-MOBILE).

Dokumenty te mogą zawierać różne dane, w tym: numer dokumentu, pozycję na dokumencie, datę zakupu, datę wystawienia, nazwę wystawcy faktury, treść (np. nazwę usługi, towaru), grupę kosztów przypisaną do jednej z grup rodzajowych kosztów zdefiniowanych przez użytkownika programu (np. paliwa, naprawy, ubezpieczenia, wydatki pracownika), ilość zatankowanego paliwa (dla rachunków paliwowych), wartość netto, VAT, brutto, rodzaj płatności (np. gotówka, przelew, czek, karta), numer karty paliwowej (dla płatności kartami paliwowymi) oraz stan licznika przy dokonaniu zakupu.

Moduł umożliwia wielopoziomową akceptację kosztów, gdzie faktury zarejestrowane w systemie mogą być zatwierdzone przez osobę mającą odpowiednie uprawnienia. Po akceptacji faktura jest automatycznie rozksięgowywana, co umożliwia późniejszą wszechstronną analizę danych (np. MPK, pojazd, użytkownik, struktura organizacyjna, konto kosztowe, VAT do odliczenia).

W kartotece kosztów następuje automatyczne rejestrowanie rozksięgowania wszystkich pozycji dokumentów zgodnie ze zdefiniowaną w systemie kartoteką przydziałów kosztów. Zakres przydziału kosztu jest szeroki i wszechstronny, obejmując nie tylko pojazdy, ale także pracowników czy struktury organizacyjne. Rejestracja kosztów odbywa się przy wykorzystaniu w pełni definiowalnego przez użytkownika systemu słownika grup kosztów.

Istnieje możliwość uzupełnienia kartoteki dokumentów kosztowych następującymi modułami dodatkowymi: Modułem Rozrachunki – Eksport przelewów do banku (obecne formaty: ELIXIR, SEPA, ELIXIR iPKO, Walutowy MT100, Walutowy MT103, Walutowy 103 iPKO, Walutowy 103 Millennium) oraz Modułem Eksportu danych do FK.