Moduł DOKUMENTY KOSZTOWE

Moduł ten służy do rejestracji faktur oraz innych dokumentów księgowych np. nota, faktura, korekta itp.

Faktury mogą być wprowadzane na szereg sposobów:

• rejestrowane ręcznie ( faktury VAT, korekty, paragony, itd),
• importowane na podstawie plików elektronicznych z koncernów paliwowych ( np. PKN Orlen, BP, Statoil, Shell, Lotos, DKV, AS24 ),
• importowane z systemów finansowo-księgowych,
• importowane ze stacji serwisowych, firm wynajmu długoterminowego itp.,
• importowane z plików bilingów telefonicznych ( ORANGE, PLUS, ERA ).

Dokumenty te mogą zawierać wszystkie lub niektóre z poniższych pozycji:

• numer dokumentu, pozycja na dokumencie, data zakupu, data wystawienia,
• wystawca faktury (umożliwia grupowanie faktur od wskazanych wystawców),
• treść – nazwa usługi, towaru,
• grupa kosztów – przypisuje koszt do jednej z grup rodzajowych kosztów i jej konta zdefiniowanych przez użytkownika programu (np. paliwa, naprawy, ubezpieczenia, wydatki pracownika itd.),
• dla rachunków paliwowych – ilość zatankowanego paliwa,
• wartość netto, VAT, brutto,
• rodzaj płatności (np. gotówka, przelew, czek, karta),
• dla płatności kartami paliwowymi – nr karty paliwowej,
• stan licznika, przy którym dokonano zakupu.

Moduł zapewnia możliwość wielopoziomowej akceptacji kosztów , dzięki czemu faktury zarejestrowane w systemie mogą być zatwierdzone przez osobę mającą odpowiednie uprawnienia do sprawdzenia i nadaniu statusu akceptacji. Po akceptacji faktura jest automatycznie rozksięgowywana co umożliwia późniejszą wszechstronną analizę danych ( np. MPK, pojazd, użytkownik, struktura org. jaka będzie obciążona kosztami, konto kosztowe czy VAT do odliczenia).

Kartoteka kosztów

W kartotece tej w sposób automatyczny rejestrowane jest rozksięgowanie wszystkich pozycji dokumentów zgodnie ze zdefiniowaną w systemie kartoteką przydziałów kosztów. Zakres przydziału kosztu jest bardzo szeroki i wszechstronny. Możliwy jest przydział kosztu nie tylko do pojazdu, ale także do pracownika czy struktury organizacyjnej. Rejestracja kosztów odbywa się przy wykorzystaniu w pełni definiowalnego przez użytkownika systemu słownika grup kosztów.