Modul KOSTENDOKUMENTE

Das Modul ermöglicht die Registrierung von Kostenbelegen, die von Vertragspartnern erhalten wurden. Externe Rechnungen können manuell in das PasCom-System eingegeben werden (z. B. Mehrwertsteuerrechnungen, Handelsrechnungen, Korrekturen, Quittungen, Belege, Notizen usw.) oder durch den Import von verschiedenen Quellen, wie elektronische Dateien von Ölkonzernen (z. B. PKN Orlen, BP, Circle K, Shell, Lotos, DKV), Finanz- und Buchhaltungssystemen, Service-Stationen, Langzeitvermietungsunternehmen oder Telefonabrechnungsdateien (z. B. ORANGE, PLUS, T-MOBILE).

Diese Dokumente können verschiedene Daten enthalten, darunter: Dokumentennummer, Position auf dem Dokument, Kaufdatum, Ausstellungsdatum, Name des Rechnungsausstellers, Inhalt (z. B. Name der Dienstleistung oder des Produkts), Kostenkategorie, die einer der vom Benutzer definierten Kostenkategorien zugeordnet ist (z. B. Kraftstoff, Reparaturen, Versicherungen, Mitarbeiterausgaben), Menge des getankten Kraftstoffs (für Tankbelege), Nettowert, Mehrwertsteuer, Bruttowert, Zahlungsart (z. B. Barzahlung, Überweisung, Scheck, Karte), Nummer der Tankkarte (für Zahlungen mit Tankkarten) und Kilometerstand zum Zeitpunkt des Kaufs.

Das Modul ermöglicht eine mehrstufige Kostenfreigabe, bei der Rechnungen, die im System registriert sind, von einer Person mit den entsprechenden Berechtigungen genehmigt werden können. Nach der Genehmigung wird die Rechnung automatisch verbucht, was eine spätere umfassende Datenanalyse ermöglicht (z. B. Kostenstelle, Fahrzeug, Benutzer, organisatorische Struktur, Kostenkonto, abzugsfähige Mehrwertsteuer).

In den Kostenaufzeichnungen erfolgt die automatische Verbuchung aller Dokumentpositionen gemäß dem im System definierten Kostenverteilungsbeleg. Der Umfang der Kostenverteilung ist weit und vielseitig und umfasst nicht nur Fahrzeuge, sondern auch Mitarbeiter oder organisatorische Strukturen. Die Kostenregistrierung erfolgt unter Verwendung eines vollständig vom Benutzer definierbaren Kostenkategoriedatenbank-Systems.

Es ist möglich, die Kostenbelegdatei mit folgenden zusätzlichen Modulen zu erweitern: Abrechnungs- und Überweisungsexportmodul zur Bank (aktuelle Formate: ELIXIR, SEPA, ELIXIR iPKO, Auslandsüberweisung MT100, MT103, 103 iPKO, 103 Millennium) sowie das Datenexportmodul für Buchhaltungssysteme.