Modul KOSTENDOKUMENTE

Das Modul ermöglicht die Registrierung von Kostenbelegen, die von den Vertragspartnern erhalten werden. Externe Rechnungen können manuell in das PasCom-System eingegeben werden (z. B. Mehrwertsteuerrechnungen, Handelsrechnungen, Korrekturen, Quittungen, Rechnungen, Gutschriften usw.) oder über den Import aus verschiedenen Quellen, wie z. B. elektronische Dateien von Ölgesellschaften (z. B. PKN Orlen, BP, Circle K, Shell, Lotos, DKV), Finanz- und Buchhaltungssystemen, Tankstellen, Langzeitvermietungsunternehmen oder Telefonnutzungsabrechnungen (z. B. ORANGE, PLUS, T-MOBILE).

Diese Dokumente können verschiedene Daten enthalten, einschließlich: Dokumentnummer, Position auf dem Dokument, Kaufdatum, Ausstellungsdatum, Name des Rechnungsstellers, Beschreibung (z. B. Name der Dienstleistung, Ware), der Kostenbereich, der einer der vom Benutzer definierten Kostenkategorien im System zugewiesen ist (z. B. Kraftstoff, Reparaturen, Versicherungen, Mitarbeiteraufwendungen), Menge des getankten Kraftstoffs (bei Kraftstoffrechnungen), Nettowert, Mehrwertsteuer, Bruttowert, Zahlungsmethode (z. B. Barzahlung, Überweisung, Scheck, Karte), Tankkartennummer (bei Zahlungen mit Tankkarten) sowie der Zählerstand zum Zeitpunkt des Kaufs.

Das Modul ermöglicht eine mehrstufige Genehmigung der Kosten, bei der Rechnungen, die im System registriert sind, von einer Person mit entsprechenden Berechtigungen genehmigt werden können. Nach der Genehmigung wird die Rechnung automatisch gebucht, was eine später umfassende Datenanalyse ermöglicht (z. B. MPK, Fahrzeug, Benutzer, organisatorische Struktur, Kostenkonto, abzugsfähige Mehrwertsteuer).

Im Kostenfile erfolgt die automatische Buchung aller Positionen der Dokumente gemäß der im System definierten Kostenaufteilungsdatei. Der Umfang der Kostenaufteilung ist breit und vielseitig und umfasst nicht nur Fahrzeuge, sondern auch Mitarbeiter und organisatorische Strukturen. Die Kostenregistrierung erfolgt unter Verwendung eines vom Benutzer vollständig definierbaren Systems von Kostenkategorien.

Es besteht die Möglichkeit, die Datei der Kostenbelege mit folgenden Zusatzmodulen zu ergänzen: Modul „Abrechnungen – Export von Überweisungen“ zur Bank (aktuelle Formate: ELIXIR, SEPA, ELIXIR iPKO, Währungs-MT100, Währungs-MT103, Währungs-103 iPKO, Währungs-103 Millennium) sowie Modul „Datenexport in FK“.