Modul KOSTENDOKUMENTE

Das Modul dient zur Registrierung von Rechnungen und anderen Buchhaltungsunterlagen z.B. Buchhaltungsnote, Rechnung, Korrektur usw.

Die Rechnungen können auf verschiedene Weise eingeführt werden:

• Handregistrierung (Rechnungen mit MwSt, Korrekturen, Quittungen usw.)
• Import aufgrund der elektronischen Dateien von Kraftstoffkonzernen (z.B. PKN Orlen, BP, Statoil, Shell, Lotos, DKV, AS24)
• Import aus Finanzsystemen und Buchhaltungssystemen
• Import aus Service-Stationen, Firmen für langfristige Vermietung usw.
• Import aus Dateien von der Telefonabrechnung (ORANGE, PLUS, ERA).

Diese Dokumente können alle oder einige der Positionen enthalten:

• Dokumentnummer, Position im Dokument, Kaufdatum, Ausstellungsdatum
• Rechnungsaussteller (die Gruppierung der Rechnungen nach angegebenen Austellern)
• Inhalt – Dienstname, Produktname
• Kostengruppe – die Zuordnung von Kosten zu bestimmten Kostenarten und deren Konten (z.B. Kraftstoffe, Reparaturen, Versicherungen, Aufwendungen eines Mitarbeiters)
• bei Rechnungen für Kraftstoffe – die Menge des betankten Kraftstoffes
• Nettowert, Mehrwertsteuer, Bruttowert
• Zahlungsart (z. B. Bargeld, Überweisung, Scheck, Zahlungskarte)
• bei Zahlungen anhand der Kraftstoffkarten – die Nummer von der Kraftstoffkarte
• Der Zählerstand, bei welchem der Kauf getätigt wurde.

Das Modul ermöglicht eine vielschichtige Kostenakzeptanz. Die im System registrierten Rechnungen können von dieser Person genehmigt werden, die angemessene Berechtigungen zur Überprüfung und zur Verleihung vom Genehmigungsstatus hat. Nach der Genehmigung wird die Rechnung automatisch auf Konten verteilt, was die künftige umfassende Datenanalyse erlaubt (z.B. MPK, Fahrzeug, Benutzer, die mit Kosten belastete organisatorische Struktur, Kostenkonto, ob die Mehrwertsteuer abzuziehen ist).

Kartei der Kosten

In dieser Kartei wird automatisch die Verteilung von allen Dokumentpositionen nach der im System definierten Kartei registriert. Der Bereich der Kostenzuordnung ist sehr umfangreich und vielseitig. Es ist möglich, die Kosten nicht nur zum Fahrzeug, aber auch zum Mitarbeiter oder zur organisatorischen Struktur zuzuordnen. Die Registrierung von Kosten wird unter Benutzung des vom Systembenutzer völlig definierbaren Wörterbuches der Kostengruppen durchgeführt.