Stacje klienckie:

• Zainstalowany system Windows 2000/2003/XP/VISTA;
• Skonfigurowanie połączenia ODBC z bazą MSSQL tzn. ustawienie połączenia pozwalającego na komunikację oprogramowania klienta ODBC z serwerem SQL (MSSQL 2000/2005);
• Procesor Pentium 600 (zalecane Pentium III 1200 MHz lub szybszy);
• 512 MB pamięci RAM;
• 500 MB dostępnego miejsca na dysku twardym;
• Napęd CD lub port USB;
• Monitor obsługujący rozdzielczość 1024x768 i 16-bitowy kolor;
• Karta sieciowa (opcja sieciowa);
• Mysz Microsoft Mouse lub inne zgodne urządzenie wskazujące.

Serwer (opcja sieciowa, wielostanowiskowa):

• Zainstalowany system Windows 2000/XP/Server 2003/Vista/Server 2008;
• Procesor 2 GHz.
• 2 GB pamięci RAM.
• Karta sieciowa.
• Wymagania mogą być większe dla dużej liczby użytkowników.

Na stronie (kliknij tutaj) zawarte zostały ogólne informacje na temat funkcjonalności systemu. Na tej samej stronie można ponadto obejrzeć cennik oraz pobrać przygotowaną w PowerPoincie prezentację na temat programu. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje, można zadzwonić bądź napisać bezpośrednio do firmy PasCom - dane teleadresowe widoczne są na stronie: (kliknij tutaj)

Aby móc zainstalować i przetestować wersję demonstracyjną programu PasCom, należy wypełnić formularz zgłoszeniowy, który znaleźć można w następującym miejscu: (kliknij tutaj) Po wysłaniu i zweryfikowaniu danych, wysłany zostanie mail z informacją o adresie ftp, z którego można pobrać program. Na specjalne życzenie klientów, program wysyłały również pocztą tradycyjną.

Spośród plików powinno się wybrać nazwany setup.exe. Pojawi się okno instalacji programu. Następnie, na każdym pojawiającym się oknie, należy wykonywać zawarte tam polecenia (np. zaakceptować warunki licencji bądź po prostu przejść "dalej"). Po zainstalowaniu serwera oraz programu, na pulpicie pojawi się skrót do programu. Podczas uruchamiania wpisać w pola użytkownik i hasło, słowo "demo" i poczekać na włączenie programu.

Pojawienie się takiego komunikatu oznacza, że obecna wersja programu jest nowsza od wersji bazy danych. W takim przypadku administrator programu powinien zaktualizować bazę.
By to zrobić, należy przekopiować plik UpdateDB.exe z katalogu update programu (lub z podkatalogu UpdateDB) do katalogu lokalnego, gdzie zainstalowany jest program. Po skopiowaniu pliku należy ponownie uruchomić program i zaktualizować bazę danych.
Uwaga!
Program UpdateDB.exe nie powinien być wgrywany wszystkim użytkownikom. Dostęp do niego powinni mieć tylko Ci, którzy będą aktualizować bazę danych.

Przyczyną może być brak zainstalowanej drukarki. W takim wypadku, aby program mógł pracować należy zainstalować dowolny sterownik drukarki. Można to zrobić klikając kolejno z paska startowego Start -> Ustawienia -> Drukarki -> Dodaj drukarkę.

Program może pracować w takiej sieci pod warunkiem, że na stacjach klienckich zostanie zainstalowany protokół TCP/IP z którego korzysta oprogramowanie. Każdy komputer musi mieć przydzielony adres IP. Dodatkowo serwer bazy danych musi mieć zainstalowany system operacyjny (Linux lub Ms Windows NT/98/2000/XP) z motorem SQL (Interbase lub Ms SQL Server lub Oracle) oraz stały adres IP.

Wystąpił prawdopodobnie jeden z poniższych problemów:

• Pracownik bądź pojazd, dla którego dopisywany jest dokument kosztowy, nie posiada aktualnego przydziału kosztowego. Należy w takiej sytuacji sprawdzić czy ostatni przydział nie został zamknięty bądź czy w ogóle został stworzony przydział kosztowy.
• Po zaimportowaniu faktury, może w systemie nie istnieć pojazd (problem: brak przydziału dla tworzonego kosztu) bądź grupa kosztów (brak odpowiedniego wpisu w tabeli konwersji grup kosztów). Należy uzupełnić te dane i dopiero wtedy próbować ponownie zaakceptować dokument.

Tak, jest taka możliwość. Opcja dotyczy faktur otrzymywanych między innymi za tankowania kartami paliwowymi. W programie PasCom opcja ta dotyczy następujących typów kart: Flota Orlen, BP Plus BP, BP Plus Statoil (Routex), EuroShell, Statoil, Esso, AS24, DKV, UTA, Toll Collect, Lotos Biznes, Auto Flota Polska.
Aby zaimportować plik, należy zapisać go w dowolnym miejscu na dysku, następnie w grupie Dokumenty - Koszty - Import faktur, wybrać interesujący nas typ. Pojawi się okno importu - po wybraniu z dysku pliku do importu i potwierdzeniu operacji przyciskiem "Importuj", program wygeneruje na tej podstawie fakturę kosztową.

Należy wejść do formatki dokumentów pojazdu -> historia numerów rejestracyjnych i tam dodać nowy dokument rejestracyjny. Jeśli tam zaznaczymy, że dany dokument jest aktualny to dane te zostaną automatycznie przeniesione do formatki pojazdów.

Fakturę do kosztów można przenieść na 2 sposoby:

• Przeniesienie poszczególnych pozycji. W widoku pozycji faktury należy kliknąć przycisk AKCEPTUJ.
• Przeniesienie całej faktury bezpośrednio do kosztów. Aby to zrobić należy z widoku dokumentu kosztowego (nagłówka) kliknąć przycisk AKCEPTUJ. Do kosztów zostaną przypisane wyłącznie pozycje dokumentu oznaczone jako kompletne.

Przydział organizacyjny odpowiada za to, kto użytkuje dany pojazd bądź naczepę. Mamy możliwość przydziału pojazdu do pracownika, firmy bądź struktury organizacyjnej (pojazd poolowy). Przydział kosztowy odpowiada natomiast za to, do jakiej struktury organizacyjnej lub/i centrum kosztowego zostaną przydzielone koszty powstałe z danego dnia, jeśli przypisane zostały do pojazdu. Może się zdarzyć, że przydział kosztów pracownika jest inny niż przydział kosztów pojazdu, mimo że pojazd ma przydział organizacyjny na tego pracownika. Koszt przydzielony pracownikowi będzie kosztem na strukturę i/lub centrum kosztowe pobierane z przydziału kosztowego pracownika a koszt, który wygenerował pojazd zostanie przypisany do struktury i/lub centrum kosztowemu pobranemu z przydziału kosztowego pojazdu.

Praktycznie do każdej funkcji zawartej w systemie, jest przyporządkowany temat w instrukcji. Aby skorzystać z pomocy, należy będąc w kartotece, wybrać przycisk F1. Inną metodą jest wybranie przycisku pomocy, który znajduje się w obok przycisków nawigacyjnych, w górnej części kartoteki.

Aby nałożyć filtr, należy wybrać przycisk "Szukaj" w lewym, górnym rogu. Pojawi się okno definicji warunku wyszukiwania. Po wybraniu pola, po którym będziemy szukać (tytuł kolumny), warunku i treści (zbiór zawężony tylko do tych rekordów, które znajdują się w wybranej kolumnie), potwierdzamy wybór przyciskiem "Szukaj". Ten sam efekt osiągniemy przyciskając tytuł kolumny - w części "pole" podpowie się od razu tytuł kolumny.
Jeżeli ma zostać nałożony więcej niż jeden warunek szukania, pierwszy wybór dodajemy do listy warunków, przyciskiem "Dopisz" i ponawiamy całą operację od początku, aż do osiągnięcia pożądanego efektu, w postaci odfiltrowanej listy.

W prawym, dolnym rogu, po wybraniu przycisku "K", pojawi się okno wyboru widoczności kolumn. W części "Widoczne" zostawiamy tylko te kolumny, które mają być widoczne za zaakceptowaniu wyboru.
Jeżeli dany schemat ustawienia kolumn ma być używany wielokrotnie, po wyselekcjonowaniu odpowiednich kolumn, należy zapisać, pod dowolną nazwą, ustalony schemat. Tak stworzone schematy będą zawsze dostępne w danej kartotece, pod przyciskiem "W".
Aby przywrócić pierwotny stan kartoteki, należy wybrać przycisk "Domyślny" i po ponownym wejściu do kartoteki widoczne będą wszystkie kolumny.

Pola poszczególnych formatek mają różnokolorowe etykiety (nazwy). Poszczególne kolory mają różne znaczenie i tak:
Czerwony - tym kolorem oznaczone są pola wypełniane automatycznie przez system.
Niebieski - tym kolorem oznaczone są pola wymagane, aby zapisać dany rekord danych. Przy próbie zapisania danych bez wypełnionego pola z etykietą niebieską system wywoła komunikat: 'Uwaga brak wypełnionego pola' i uniemożliwi zapisanie tego rekordu.
Czarny - pola te są wskazane do wypełniania przez użytkownika. Zalecane jest jednak, aby wypełniać wszystkie pola, których treść lub wartość znamy.

Rozpoczęcie pracy z aplikacją związane jest z szeregiem czynności przygotowawczych. Ustawienie pewnych elementów systemu jest konieczne do poprawnego działania systemu. Podstawowe działania wymagane do poprawnego rozpoczęcia pracy z systemem Pascom przedstawione zostały w punktach. W nawiasie podano, jakich programów (F - Flota, T - Transport, S - Spedycja) dotyczą poniższe punkty:

• Uzupełnienie kartoteki danych instalacyjnych, w tym: dane adresowe firmy (F, T, S) oraz ustalenie ilości i nazw poziomów struktur organizacyjnych (F, T).
• Uzupełnienie słownika struktur organizacyjnych, opcjonalnie: centrum kosztowe i konto. (F, T)
• Uzupełnienie kartoteki statusów pracownika i kartoteki pracowników (F, T, S)
• Uzupełnienie kartoteki użytkowników systemu, nadanie haseł dostępu użytkownikom (F, T, S)
• Przyznanie użytkownikom uprawnień do elementów systemu (F, T, S)
• Uzupełnienie kartotek: grupy kosztów, rodzaje kosztów oraz tabeli konwersji grup kosztów (ta ostatnia potrzebna do prawidłowego importu faktur paliwowych) (F, T)
• Parametryzacja definicji finansowych dokumentów. (F, T, S)
• Uzupełnienie kart serii i rejestrów VAT. Parametryzacja konfiguracji podpowiedzi serii i rejestrów (F, T, S)
• Ustawienie podpisów pod wydrukami. (F, T, S)
• Ustawienie parametrów globalnych i osobistych, w tym: założenie bazy na pliki dołączane do programu oraz wysyłane z systemu maile. (F, T, S)
• Ponadto, przed rozpoczęciem pracy powinny zostać uzupełnione następujące kartoteki/słowniki: Kartoteka kart paliwowych i rodzajów kart paliwowych (F, T), Kartoteka usług (T, S), Kartoteka statusów zleceń (T), Kartoteka rodzajów zleceń i kartoteki ustawień fakturowania (T), Kartoteka kontrahentów (F, T, S), Kartoteka rodzajów pojazdów (osobowy, ciężarowy itp.) (F, T), Kartoteka marek, typów i rodzajów pojazdów (F, T), Kartoteka pojazdów (F, T), Kartoteka jednostek miary (F, T, S), Kartoteka towarów (T, S), Kartoteka opakowań (T, S)

Uzupełnieniem powyższych czynności może być:

• Ustawienie ograniczeń w przypomnieniach systemowych, stworzenie listy uprawnionych do otrzymywania przypomnień (F, T, S)
• Przygotowanie niezdefiniowanych w systemie przypomnień, przy pomocy Kreatora przypomnień (F, T, S)
• Zindywidualizowanie programu przy pomocy palety przycisków. (F, T, S)
• Odpowiednie ustawienie i uzupełnienie poszczególnych kartotek umożliwi efektywną pracę z systemem.

Należy wykonać czynności zawarte w tym samym komunikacie - sprawdzić, czy aktualny użytkownik ma przyporządkowanego pracownika (grupa Narzędzia - Zmiana hasła). W przypadku spełnienia pierwszego warunku, problem można wyeliminować poprzez sprawdzenie, czy pracownik ma uzupełnione dane o przydziale organizacyjnym (grupa Zasoby - Pracownicy - Dane osobowe).

Tak, jest taka możliwość. Aby skorzystać z tej opcji, należy w kartotece użytkowników, w polach "ustawienia poczty elektronicznej", uzupełnić wszystkie informacje o adresie poczty elektronicznej, loginie i haśle dostępu oraz serwerze STMP i porcie, które są potrzebne do uruchomienia możliwości wysyłki listów z programu.

Parametry Indywidualne. Dostępne dla każdego użytkownika programu, który otrzyma uprawnienia do Parametrów Instalacyjnych - grupa Narzędzia. Każdy sam może konfigurować ustawienia własnej kopii programu.
Parametry Globalne , Opcje dostępne jedynie dla użytkowników, którzy od administratora programu otrzymali uprawnienie Kierownika do Parametrów Instalacyjnych - grupa Narzędzia. Ustawione tam parametry obowiązują każdego użytkownika programu.
Szerzej o parametrach w instrukcji w rozdziałach Parametry systemu oraz Parametry globalne.

Pracownik to każda osoba wpisana do systemu, z którą wiązać się będą zawarte w programie operacje (rozliczenia, zlecenia, przydziały itp.). W tym rozumieniu użytkownik jest również pracownikiem, ale dodatkowo, to osoba, która może korzystać z programu (tzn. rozliczać, przygotowywać zlecenia, dopisywać dane itp.).

Aby dodać nowego użytkownika, należy wejść do kartoteki uprawnień, stamtąd do kartoteki użytkowników. Podczas dopisywania wybrać odpowiednią osobę z kartoteki pracowników, nadać jej hasło i login dostępu do programu. Po opuszczeniu kartoteki, w części dotyczącej uprawnień, wybrać nowo stworzonego użytkownika i nadać mu odpowiednie uprawnienia.
(Szerzej o kartotece uprawnień - instrukcja dołączona do programu, rozdział "Uprawnienia").

Niezależnie od ilości wpisanych znaków w haśle, po zapisaniu danych, program zmienia długość hasła. Ma to zapobiec odkryciu hasła przez osobę nieupoważnioną do korzystania z programu.

W dowolnym miejscu na dysku należy przygotować plik nazwany logo.bmp. Kolejnym krokiem jest wgranie pliku do programu - w parametrach globalnych, na zakładce wydruki, przyciskiem "Wybierz logo". Po zapisaniu parametrów na wydrukach powinno być widoczne logo.

Dla części wydruków można zdefiniować dodatkowe podpisy. Dostęp do kartoteki podpisów pod wydrukami jest w grupie Narzędzia. Nie ma możliwości dodawania nowych podpisów, można jedynie edytować istniejące. Jeśli w jakieś części nie ma wpisu, nic również nie będzie się pojawiać na wydrukach.