• Skontrolujesz obroty z kontrahentami w celu negocjowania większych rabatów.
• Sprawdzisz ponadnormatywne zużycia paliw.
• Sprawdzisz czy pracownicy nie przekraczają założonych limitów ilości/ kosztów/ kilometrów.
• Skontrolujesz tankowania w weekendy, w czasie nieobecności pracowników.
• Sprawdzisz tankowania niewłaściwego paliwa, tankowanie ponad pojemność zbiornika.
• Zweryfikujesz informacje o tankowaniach z kart flotowych z danymi z urządzeń GPS.
  

• Wszechstronna, przekrojowa i błyskawiczna analiza kosztów.
• Czytelne graficzne analizy i wbudowane tabele przestawne.
• Pomoc przy typowaniu pojazdów do wymiany.
• Bezpieczna i wydajna baza danych.
• Łatwość obsługi, podobieństwo do programu Excel.
• Możliwość dostępu także przez WWW.

• Skontrolujesz ilość i celowość napraw, wykonasz analizę usterkowości marek, pojazdów.
• Sprawdzisz częstotliwość wymiany części zamiennych.
• Skontrolujesz częstotliwość i statystykę zakupu materiałów eksploatacyjnych.
• Zaplanujesz równomierne zużywanie się pojazdów aby uniknąć przedwczesnych kosztów.
• Przypilnujesz terminy gwarancji i limity przebiegu kilometrów.
• Wykonasz analizę średnich przebiegów w miesiącu oraz inne analizy (ewidencja przebiegu pojazdu).
  

• Zaplanujesz budżet na kolejne okresy.
• Wygenerujesz szybko przydatne raporty np. opłata środowiskowa.
  
• Przypilnujesz terminy badań technicznych, ważności polis i innych dokumentów.
• Wyślesz automatycznie e-mail lub SMS z przypomnieniem.
• Efektywnie wykorzystasz wynajmowane lub leasingowane pojazdy.
• Skontrolujesz użytkowników pojazdów pod kątem szkód i wykroczeń.
• Zaimportujesz faktury za paliwo (np. karty flotowe ORLEN, BP,SHELL, STATOIL, LOTOS, DKV itd.).
• Rozliczysz karty paliwowe, karty pracy.
  
• Zaimportujesz faktury z serwisów, firm usługowych, firm CFM.
• Automatycznie rozksięgujesz faktury i wyemitujesz raporty dla księgowości.

Niezbędne narzędzie dla Administratora floty ( flota samochodowa ) - wszechstronne, proste w użyciu a jednocześnie posiadające bardzo duże możliwości analityczne.

Wersja systemu zoptymalizowana dla działów transportu w firmach które wykorzystują głównie transport na potrzeby własne (np. budownictwo, energetyka, wodociągi itp.). Zawiera możliwość rozliczania i fakturowania kart pracy pojazdów i sprzętu, wystawiania rozliczeń wewnętrznych, rozliczenia paliw, analiz zyskowności itp.

Program dla firm z branży CFM zajmujących się usługami wynajmu długoterminowego, fakturowaniem usług wynajmu

Program do zarządzanie serwisem flot samochodowych, fakturowania usług napraw, rejestracji i obsługi zgłoszeń serwisowych itp.

Moduł pozwala na pełen nadzór nad posiadanymi oponami, kontrolę przebiegów wraz z historią przydziałów do poszczególnych pojazdów. Prowadzi pełną historię opony od momentu zakupu, przydziałów do poszczególnych pojazdów, wymiany, ewentualnych reklamacji aż do utylizacji. Ewidencjonuje ilości w magazynach (zapas sezonowy), automatyzuje wymiany sezonowe, monitoruje przebiegi, wskazuje na konieczność wymiany itp.

Oprócz tego:

• umożliwia naliczanie przebiegu opony lub grup opon w oparciu o jej status (założona, zapasowa, w magazynie, w warsztacie, wolna itp.)
• tworzy w sposób automatyczny historię każdej opony ( kiedy założona, gdzie przechowywana, kiedy zdjęta, sprzedana ), łącznie z informacją o kosztach
• zawiera funkcje grupowe wymiany opon np. wymiana sezonowa letnie na zimowe, zimowe na letnie, wymiana opon między pojazdami, zdanie do magazynu, pobranie z magazynu i założenie na pojazd itd., działające nie tylko na pojedyncze pojazdy, ale także na wybrane grupy pojazdów.

Moduł pozwala na pełną ewidencję i kontrolę wyposażenia dodatkowego instalowanego w pojeździe, a także indywidualnego wyposażenia przekazywanego użytkownikowi ( np. notebook, palmptop ). Automatycznie tworzona jest historia przydziałów wraz z informacją o kosztach oraz prowadzona jest kontrola terminów przeglądów ( np. gaśnice ) i certyfikatów ważności z generacją harmonogramu przeglądów włącznie.

Kartoteka wyposażeń jest bardzo elastyczna i wszechstronna, pozwala na swobodne definiowanie grup i typów wyposażeń, generuje protokoły przekazania i odbioru, a także ułatwia kontrolę stanu magazynowego. W związku z tym, że wyposażenie można przydzielić na pojazd, pracownika bądź magazyn – wykorzystywana jest do różnorakich celów nie tylko dot. Pojazdów, ale np. do ewidencji sprzętu komputerowego w firmie lub odzieży roboczej.

Moduł umożliwiający zaplanowanie wykonania naprawy, rejestrację całego procesu naprawy od zgłoszenia serwisowego, generacji zlecenia po autoryzację kosztów napraw. Moduł pozwala na zgłaszanie napraw zarówno własnym warsztatom jak i serwisom zewnętrznym. Umożliwia pełną kontrolę, a także planowanie przeglądów, napraw, badań technicznych. Automatyczna generacja dokumentu kosztowego na podstawie zaakceptowanych zleceń i autoryzowanych kosztorysów pozwala na znaczne przyspieszenie rejestracji kosztów.

Dodatkowo dołączona została funkcjonalność edycji i zarządzania pismami do kontrahentów (i ich pracowników) wraz z opcją wysyłania pism pocztą elektroniczną wprost z aplikacji.

Moduł zawiera także kartotekę elementów wymiany umożliwiającą planowanie i kontrolowanie przebiegów i czasu użytkowania istotnych elementów eksploatacyjnych i podzespołów ( np. klocki tarcze hamulcowe, paski rozrządu itp. ).

Moduł podzielony został na trzy logicznie grupy: polisy, szkody oraz odszkodowania.

Kartoteka polis

Kartoteka polis umożliwia rejestrowanie i kontrolowanie polis ubezpieczeniowych pojazdów w zakresie AC, OC, ZK, KR, NW. Kartoteka ta umożliwia kontrolę dat zawarcia i obowiązywania polis, rejestrację sum ubezpieczenia, składników ubezpieczenia, wartości ustalonych franszyz, a także składek oraz terminów ich płatności. Powiązanie tej kartoteki z kartoteką umów pozwala na prawidłową obsługę tzw. ubezpieczeń grupowych. Program umożliwia również automatyczne rozksięgowywanie kosztów ubezpieczeń jako kosztów rozliczanych w poszczególnych miesiącach zgodnie z przydziałami organizacyjnymi poszczególnych pojazdów.

Kartoteka szkód i odszkodowań

Kartoteka umożliwiająca rejestrowanie i pełne rozliczanie zaistniałych szkód komunikacyjnych. Rejestr jest bezpośrednio powiązany z polisami, umożliwia także, wzorem innych kartotek, podpinanie dowolnej ilości zdjęć, skanów i dodatkowych plików związanych ze szkodami. W powiązaniu z kartoteką odszkodowań pozwala na przeprowadzenie pełnego procesu rozliczania szkody od zgłoszenia, opisu, rozliczenia do jej pełnej likwidacji, a także kontrolę każdego jej etapu.

Rejestrowane są między innymi :

• dane osoby prowadzącej pojazd,
• przypisanie struktury organizacyjnej (MPK) obciążanej daną szkodą,
• rodzaj szkody,
• sposób rozliczenia szkody,
• udział policji w szkodzie,
• inni uczestnicy szkody (pojazdy, świadkowie, itd.),
• rozliczenie finansowe (odszkodowanie) szkody,
• automatycznie tworzony bilans szkody.

Moduł pozwala na zaawansowaną kontrolę i ewidencję firm świadczących usługi wynajmu i leasingu. Pozwala na zarządzanie wieloma rodzajami umów ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki umów:

• leasingowych,
• wynajmu długoterminowego i krótkoterminowego,
• zakupu pojazdu na kredyt bankowy,
• umów serwisowych,
• umów zawieranych z pracownikami na użytkowanie pojazdów służbowych,
• umów zawieranych z pracownikami na użytkowanie pojazdów prywatnych do celów służbowych,
• ubezpieczenia grupowego pojazdów itp.

Moduł pozwala na szczegółową ewidencję, kontrolę i raportowanie z uwzględnieniem indywidualnych cech tych umów, limitów przebiegów miesięcznych, rocznych, opłat miesięcznych oraz śledzeniem i kontrolą odliczeń VAT itp.

W wielu firmach wykorzystywany jest dokument rozliczenia okresowego użytkownika pojazdu. Dokument ten może dotyczyć dowolnego okresu czasu – najczęściej są to okresy miesięczne. Kartoteka Rozliczeń okresowych służy do rejestracji i zarządzania tego typu dokumentami. W kartotece zaimplementowane zostały funkcje pełnego rozliczenia paliwa i ilości przejechanych kilometrów przez pracownika, w tym również kilometrów przejechanych prywatnie. W połączeniu z kartoteką limitów moduł pozwala na precyzyjne, cykliczne rozliczanie Użytkowników pojazdów.

W wielu firmach polityka flotowa obejmuje także wprowadzenie limitów kosztów lub przejechanych kilometrów w danym okresie. Kartoteka limitów pozwala na wygodne zarządzanie i kontrolę limitów. Możliwe jest bardzo elastyczne definiowanie limitów obowiązujących w danym okresie zarówno dotyczących pracownika jak i pojazdów np. limit km służbowych, limit km prywatnych, limit ilości paliwa, kosztów miesięcznych, kosztów telefonów itp.

Moduł w powiązaniu z bardzo silnym modułem analiz pozwala na szybkie i precyzyjne wygenerowanie przekroczeń limitów i generację ewentualnych obciążeń z w/w tytułu.

Moduł ten pozwala na swobodne definiowanie parametrów i sposobu powiadamiania Użytkownika o zdarzeniach, które mają być przedmiotem kontroli np. terminy kończących się polis OC, badań technicznych, przeglądów, przepustek i pozwoleń, terminów badań psychotechnicznych itp.

Oprócz standardowo zdefiniowanych, typowych przypomnień moduł zawiera także kreator własnych indywidualnych powiadomień, który można wykorzystać w dowolnej kartotece według własnych niestandardowych potrzeb.

Zależnie od tego jak zdefiniujemy sposób generacji przypomnień, może to być raport, komunikat ekranowy bądź automatycznie wysłany SMS lub e-mail z informacją o przypomnieniu. Wszystkie powiadomienia SMS i e-mail zapisywane są w historii i po generacji przechowywane w systemie wraz z potwierdzeniem wysłania.

Możliwe jest także wysyłanie niestandardowych informacji dla pojedynczych użytkowników bądź grupy np. SMS lub e-mail o konieczności sezonowej wymiany opon, czy wizycie w serwisie.

Moduł zawiera wbudowane mechanizmy importu faktur kosztowych generowanych przez wszystkie koncerny paliwowe obecne w kraju np. PKN Orlen, BP, SHELL, Statoil, ROUTEX, Lotos, lub przy użyciu kart DKV, UTA, AS24. Program czyta i analizuje elektroniczną postać takich faktur oraz rozksięgowuje fakturę poprzez właściwe przypisanie kosztów do pojazdu, jednostki organizacyjnej, pracownika, centrum kosztowego (MPK) oraz grupy kosztów, bez konieczności informowania firmy paliwowej o zmianach w przydziałach.

Korzystanie z kart flotowych jest dużym ułatwieniem oraz zmniejszeniem nakładów pracy ponoszonych na podział kosztów z takiej faktury na:

• koszty, za które można odliczać podatek VAT (samochody „ciężarowe”, myjnie itp.)
• koszty, które należy wliczyć wg kwot brutto (samochody osobowe), – program automatycznie sprawdza czy dla danego pojazdu można odliczyć VAT od zatankowanego paliwa,
• podział kosztów według jednostek organizacyjnych, centrów kosztowych (MPK).

System PasCom zawiera także definiowalny generator raportów dla księgowości, pozwalający na przygotowanie zestawienia kosztów według wymagań systemu FK, tzw. rozksięgowanie faktury z zagregowaniem kosztów towarów i usług.

W podobny sposób mogą być importowane dane innych dostawców usług i towarów w oparciu o dostarczane przez nich faktury w postaci elektronicznej np: rozliczenie usług serwisowych wykonanych w sieciach stacji typu ASO lub innych serwisach. Importowane są faktury zarówno pochodzące od dostawców opon, stacji obsługi, firm świadczących usługi wynajmu długoterminowego np. ARVAL, MasterLeasem Business Lease, ze stacji obsługi fiirm sieci obsługi ogumienia np. PSF, PSO, InterCars, serwisów FORD, Peugeot, Opel, Renault, Toyota, Skoda, Carserwis, Autos, PETROLOT itp.

Import faktur od dowolnego dostawcy może odbywać się także poprzez wykorzystanie uniwersalnego standardu PasCom ( z pliku Excel lub CSV ), z którego korzysta już pokaźna grupa firm.

Zaimplementowane zostały także automaty korygujące błędnie podane stany licznika pojazdów wraz z aproksymacją stanów licznika w przypadku, gdy stany liczników nie zostały podane przez Użytkownika pojazdu.

Wbudowany moduł importu/aktualizacji zasobów zawiera bardzo wygodne i dobrze udokumentowane mechanizmy zasilenia bazy danych danymi Użytkownika, które niejednokrotnie gromadzone są w różnych miejscach, formatach, bazach danych i programach.

Tu także mamy przygotowane specjalne narzędzia migracyjne, które pozwalają na płynne zasilenie systemu danymi np. pojazdów, użytkowników, kontrahentów, polis, kart paliwowych, wyposażeń, umów, kosztów, dokumentów pozostałych i wielu innych informacji, co pozwala na bardzo szybkie rozpoczęcie wydajnej pracy z systemem. Import może być dokonywany zarówno z arkuszy Excel, plików tekstowych jak i bezpośrednio przez połączenie z zewnętrzną bazą danych SQL, co szczególnie doceniają pracownicy działów IT.

Aplikacja PasCom pozwala na emisję szerokiej gamy wydruków i analiz, zarówno w postaci tabelarycznej jak i graficznej. Raporty i analizy można podzielić na kilka rodzajów:

• wydruki danych z kartotek,
• wydruki dokumentów i formularzy,
• wbudowane raporty dotyczące określonego zakresu zagadnień

oraz najbardziej uniwersalne i elastyczne narzędzie :

• kreator pozwalający na błyskawiczne raportowanie i wizualizację danych w dowolnym kontekście, korzystający z wbudowanych w system tabel przestawnych.

Podobieństwo do mechanizmów znanych z arkuszy kalkulacyjnych pozwala na łatwe zarządzanie flotą oraz płynne przejście ze znanych powszechnie i używanych wcześniej narzędzi informatycznych. Wszelkiego rodzaju wydruki z każdej kartoteki zawartej w programie mogą być swobodnie definiowane przez użytkownika systemu. Możliwe jest m. innymi:

• wybranie dowolnego zakresu pól do wydruku,
• zmiany nazwy nagłówka kolumny,
• ustawienia orientacji wydruku (pion/poziom),

Wszystkie wydruki, zestawienia, raporty i analizy mogą być przeglądane na ekranie monitora, drukowane lub zapisywane bezpośrednio w innych formatach np. w postaci plików *.XLS , *.RTF, *.WMF, *.TXT, *.CSV , *.HTM. *.PDF. Poza standardowymi zestawieniami podanymi niżej Użytkownik programu może sam przygotować dowolne zestawienia według własnych potrzeb korzystając z dostępnego w programie modułu kreatora tworzenia własnych schematów zestawień.

Analizy graficzne Program umożliwia przygotowanie szeregu analiz w postaci graficznej. Użytkownik może wybrać formę wykresu słupkowego, kołowego, liniowego, 3D, 2D z możliwością skalowania, obracania i opisywania wykresów. Wykresy mogą być przeglądane, drukowane lub wstawiane do innych dokumentów np. MS Office.

Koszty mogą być analizowane na różnym poziomie szczegółowości, od pozycji faktur do analiz według dowolnie zdefiniowanych grup kosztów. Program umożliwia analizę kosztów w wielu układach np.:

• wartość kosztów z podziałem na rodzaje (np. paliwa, przeglądy, myjnie, części, robocizna itp.)
• koszty utrzymania poszczególnych samochodów np.: według jednostek organizacyjnych, centrów kosztowych, marek,
• koszty i przebiegi generowane przez danego pracownika,
• obroty z wystawcą faktur ( np. stacją paliw, serwisem ) – pomagające w negocjacji rabatów,
• zakupy weekendowe - wykonane w dni wolne od pracy oraz po godzinach pracy,
• zakupy w czasie nieobecności pracowników ( np. w czasie urlopu bądź choroby ),
• analizy graficzne kosztów utrzymania marek/pojazdów w zależności od ich przebiegu
• raporty kosztów pojazdów oraz analizy graficzne według dowolnych parametrów przy użyciu wbudowanych tabel przestawnych
• Powyższe analizy mogą być wykonywane wg wielu elastycznych kryteriów np.
• za określony okres,
• dla wybranych jednostek organizacyjnych,
• dla podanej grupy samochodów lub jednego pojazdu,
• dla poszczególnych marek,
• dla wskazanych grup kosztów,
• porównanie kosztów jednostek organizacyjnych (rejonów, działów) w czasie (kwartał, rok itd.).

• przebieg pojazdu w okresie,
• rzeczywiste zużycie paliwa, ilość paliwa według normy, przepał, oszczędność, średnie zużycie paliwa,
• koszty paliwa, inne koszty, koszty ogółem,
• koszt 1 km, średnia cena paliwa,
• średnie przebiegi pojazdów w miesiącu,
• porównania i weryfikację tankowań z różnych źródeł ( np. transakcje paliwowe i informacje z GPS ),
• statystyki kosztów i ilości napraw poszczególnych marek / pojazdów,
• tankowania niewłaściwego paliwa i tankowania powyżej pojemności zbiornika

Dostępne są także zestawienia dotyczące stanów liczników np.

• zestawienie stanów liczników pojazdów,
• zestawienie nieciągłości stanów licznika,
• średnie przebiegi w miesiącu w zadanym okresie.

• pojazdy z kończącymi się badaniami technicznymi,
• polisy według dat wygasania,
• planowane przeglądy pojazdów,
• zestawienie i statystyka szkód.

• kilometry przejechane,
• raportów porównawczych przebiegów i limitów pracownika,
• koszty zakupów gotówkowych i bezgotówkowych,
• zużycie paliwa, przepał, oszczędność,
• przejazdów prywatnych.

• stan samochodów wg rodzajów,
• stan pojazdów wg struktur organizacyjnych,
• stan według stanowisk pracowników,
• pojazdy przyjęte na stan w podanym okresie czasu,
• pojazdy zdjęte ze stanu w podanym okresie,
• aktualny przydział pojazdów,
• historia zmian przydziałów pojazdów.

• wyposażenie przydzielone do poszczególnych pojazdów,
• zestawienia samochodów posiadających wyposażenie z określonych grup wyposażeń,
• wyposażanie zakupione lub zlikwidowane w danym okresie.

• rozliczenie firmy wwdług obowiązujących stawek opłat środowiskowych,
• zestawienie szczegółowe opłat za poszczególne samochody,
• koszty opłat za spalanie paliw dla poszczególnych jednostek organizacyjnych.

• raporty pojazdów typowanych do sprzedaży,
• harmonogramy ważności dokumentów pojazdów, pracowników, wyposażeń,
• raporty dotyczące ogumienia,
• analiza zyskowności koszty/przychody.
• ..

Kartoteka Zaliczki służy do rejestracji i rozliczania zasobów pieniężnych otrzymanych, wydanych i wymienionych na inne waluty w trakcie podróży służbowej pracowników. Możliwa jest pełna ewidencja i rozliczenie zaliczek począwszy od momentu złożenia wniosku po zatwierdzenie i końcowe rozliczenie. Przygotowane i automatycznie wypełniane są formularze rozliczeń, wniosków o zaliczkę itp. Kartoteka uwzględnia pobieranie i rozliczanie zaliczek w różnych walutach.

Kartoteka Delegacje służy do ewidencji i rozliczaniu delegacji pracowników zarówno krajowych jak i zagranicznych uwzględniając ryczałty i możliwość rozliczeń w przypadku korzystania także z prywatnego środka transportu. Przygotowane formularze wydruków zleceń i rozliczeń delegacji sprawiają, że moduł zawiera kompletne narzędzie obsługi delegacji.

Moduł stanowi integralną cześć systemu i służy zarówno do ewidencji aparatów telefonicznych wraz z wyposażeniem jak również do rozliczania i kontroli faktur za usługi telekomunikacyjne. Prowadzona jest ewidencja i historia przydziałów telefonów, kart SIM i wszelkiego wyposażenia wraz z wydrukiem dokumentów przekazania czy zwrotu w/w wyposażenia. Kartoteka jest elastyczna i umożliwia przydział numerów telefonicznych nie tylko na pracownika ale także na pojazd, strukturę organizacyjną lub magazyn.

Funkcja importu bilingów w powiązaniu z kartoteką limitów kosztów rozmów telefonicznych pozwala na wykrycie przekroczeń, co może być powodem generacji not obciążeniowych. Funkcja ta służy do rejestracji numerów telefonicznych oraz ich przydziałów na pracownika, pojazd lub magazyn. Ważną funkcjonalnością jest także możliwość wygenerowania faktury kosztowej oraz rozesłania mailem billingów do poszczególnych pracowników.

Moduł służy do prowadzenia ewidencji parkingów dostępnych pracownikom firmy oraz przydziału miejsc parkingowych. Program umożliwia zarządzanie i śledzenie zmian w przypisywaniu posiadanych miejsc parkingowych poszczególnym pojazdom, pracownikom czy jednostkom organizacyjnym.

Standardowo program umożliwia zarządzanie flotą pojazdów firm posiadających wiele oddziałów na terenie kraju. Rozbudowany system uprawnień pozwala na zdefiniowanie widoczności tylko do tych zasobów, którymi zarządza określony Użytkownik. W przypadku grup kapitałowych oferujemy bardzo wygodne rozwiązanie polegające na zdefiniowaniu w systemie firm zależnych, dzięki czemu w ramach jednej instalacji systemu możliwa jest obsługa wielu firm jednocześnie i przekrojowa analiza danych rejestrowanych przez poszczególne firmy wchodzące w skład grupy kapitałowej.

Moduł służy do nadzorowania pojazdów dostępnych w wypożyczalni. Zapewnia możliwość rezerwacji pojazdów, graficznej prezentacji zajętości. Może być wykorzystywany zarówno w przypadku pojazdów dyspozycyjnych jak również w przypadku firm świadczących usługi wynajmu. Wygodna rejestracja wydania i zdania pojazdu, elastyczne cenniki i możliwość natychmiastowego fakturowania pozwalają na sprawne zarządzanie pojazdami podlegającymi wynajmowi. Wbudowany graficzny harmonogram wypożyczeń zapewnia natychmiastową informację o wypożyczonych pojazdach, planowanym zwrocie oraz dostępności.

Moduł służy do planowania kosztów dla pojazdów na kolejny okres czasu (rok) na podstawie kosztów z roku bieżącego oraz kosztów przewidywanych w kolejnym okresie bazując na prawdopodobnych zmianach cen usług, materiałów a także usterkowości danych marek pojazdów zależnie od ich wieku. Pozwala na skuteczną symulację kosztów utrzymania floty w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Moduł służy do rejestrowania stanów magazynowych oraz obsługi wszelkich dokumentów magazynowych z możliwością powiązania ich z kartoteką kosztów. Możliwe jest zdefiniowanie wielu magazynów toteż moduł może być wykorzystywany także w firmach wielodziałowych oraz zależnych, które mogą mieć odrębne magazyny.

Funkcjonalność ta służy do zarządzania obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. Każdy dokument zyskuje etykietę, poprzez oznaczanie aktualnego przydziału danego dokumentu na pracownika lub na kontrahenta (w sytuacji gdy dokument jest wysyłany na zewnątrz firmy). Funkcjonalność Obiegu dokumentów jest ściśle związana z funkcjonalnością książki korespondencji w której następuje rejestracja etykiet dokumentów przychodzących.

Zależnie od wersji systemu i wymagań Użytkownika istnieje konieczność wystawiania faktur i rozliczeń wewnętrznych za zrealizowane usługi. Mogą to być usługi wynajmu długoterminowego lub krótkoterminowego ( PasCom FLOTA II Wynajem ), usługi serwisowe (PasCom FLOTA II Outsourcing) usługi transportowo – sprzętowe ( FLOTA II Transport ) czy np. noty obciążeniowe za przekroczenia limitów itp. Moduł generacji faktur zawiera pełną funkcjonalność wystawiania faktur przychodowych, korekt do w/w, wydruku załączników itp. Raporty i analizy graficzne zyskowności tj. porównania przychodów i kosztów pozwalają na ciągłą ocenę prowadzonej działalności pod kątem opłacalności. Duża ilość wbudowanych automatów pozwala na wygodne wystawianie zarówno pojedynczych jak i nawet kilkuset faktur.

Moduł WEB daje możliwość połączenia się z systemem poprzez przeglądarkę internetową. Jeżeli moduł jest udostępniony poza wewnętrzną sieć firmową – Użytkownik zyskuje możliwość rejestracji i podglądu danych pojazdów, kosztów, rozliczeń okresowych i wielu innych danych z dowolnego komputera mającego dostęp do sieci Internet.

Istnieje możliwość integracji z systemami GPS. Zależnie od producenta systemu GPS możliwe jest pobieranie szeregu informacji np. stan licznika, zdarzenie tankowania, lokalizacja itp.

Możliwe jest połączenie systemu z mapami wektorowymi ( np. eMapa, Map24 itp.), co pozwala między innymi na wyliczanie odległości oraz prezentacji wszelkich tras pojazdów, na podstawie danych pozyskiwanych z urządzeń GPS zamontowanych w pojazdach.

Moduł służy do planowania i nadzorowania szkoleń pracowniczych, zarówno obowiązkowych jak i opcjonalnych. Pozwala na definiowanie i rejestrację zaplanowanych szkoleń wraz rozliczaniem kosztów.

• Przeprowadzisz szczegółową analizę kosztów transportu pod kątem ich struktury i przynależności organizacyjnej.
• Wykryjesz nieuzasadnione wydatki.
• Skontrolujesz obroty z kontrahentami w celu negocjowania większych rabatów.
• Sprawdzisz ponadnormatywne zużycia paliw.
• Sprawdzisz tankowania niewłaściwego paliwa, tankowanie ponad pojemność zbiornika.
• Zweryfikujesz informacje o tankowaniach z kart flotowych z danymi z kart drogowych i z urządzeń GPS.
• Uzyskasz nadzór nad wyposażeniem pojazdów oraz nad ich ogumieniem.

• Szybko i wielostronnie przeanalizujesz działalność spedycyjną i transportową.
• Przeprowadzisz analizy opłacalności poszczególnych kierunków.
• W czytelny sposób przedstawisz analizy - w postaci graficznej lub tabel przestawnych.
• Uzyskasz m.in. raporty obrotów z klientami oraz raporty windykacyjne.
• Otrzymasz informację nt. wyników poszczególnych spedytorów, kierowców lub pojazdów.
• Otrzymasz informację o saldach kontrahentów i przeterminowanych należnościach już podczas przyjmowania zleceń.
• Uzyskasz pełną informację o historii czynności i kontaktów z klientami.

• Wygenerujesz zlecenia na podstawie ustalonych tras i stawek.
• Wydrukujesz kompletny zestaw dokumentów i sprawdzisz ich obieg w firmie.
• Wyślesz automatycznie e-mail lub SMS z treścią zlecenia lub z przypomnieniem.
• W prosty i szybki sposób wysortujesz, odnajdziesz i przedstawisz potrzebne dane o zleceniach, klientach, pojazdach itp.
• Automatycznie wygenerujesz faktury z niezafakturowanych zleceń.
• Zaimportujesz faktury za paliwo (np. ORLEN, BP,SHELL, STATOIL, LOTOS, DKV, UTA itd.).
• Zaimportujesz faktury z serwisów, firm usługowych, firm CFM.
• Prześlesz dokumenty do systemu księgowego oraz wyemitujesz raporty dla księgowości.
• Automatycznie wygenerujesz wezwania do zapłaty oraz noty odsetkowe.
• Uzyskasz pełny nadzór nad obiegiem dokumentów w twoim przedsiębiorstwie.

• Skontrolujesz ilość i celowość napraw, wykonasz analizę usterkowości marek, pojazdów.
• Sprawdzisz częstotliwość wymiany części zamiennych.
• Przypilnujesz terminy przeglądów pojazdów i badań technicznych.
• Przypilnujesz terminy ważności polis i innych dokumentów, w tym także dokumentów dotyczących kierowców.
• Rozliczysz karty drogowe, karty pracy oraz wyjazdy.
• Wygenerujesz rozliczenia kierowców.
• Rozliczysz zaliczki i delegacje kierowców.
• Skontrolujesz użytkowników pojazdów pod kątem szkód i wykroczeń.
• Przeprowadzisz analizy porównawcze pojazdów lub kierowców w wybranych okresach.
• Rozliczysz inne koszty transportowe.

• Bezpieczna i wydajna baza danych.
• Elastyczność, intuicyjność i łatwość obsługi, podobieństwo do programu Excel.
• Wielowymiarowość i zróżnicowanie raportów i zestawień.
• Możliwość zapisu raportów i zestawień w różnych formatach.
• Wielomodułowość umożliwiająca dostosowanie do wymagań klienta.
• Rozbudowany moduł uprawnień oraz parametrów systemu.
• Efektywne rozliczanie kierowców oraz rozliczanie samochodów.
• Automatycznie generowane zlecenia transportowe z dokumentów firm grupy (zlecenia spedycyjne).
• Automatyczne fakturowanie zleceń.
• Planowanie transportu oraz optymalizacja transportu.

Rejestracja postępu realizacji zlecenia w tzw. teczce spedycyjnej, zapewnia możliwość dostępu i nadzorowania z jednego miejsca wszelkich danych dotyczących tego zagadnienia.

Podobieństwo w obsłudze do narzędzi biurowych np. Excel, bardzo dobra dokumentacja, a także zunifikowane formatki rejestracyjne pozwalają na wdrożenie systemu w krótkim czasie i znaczne ograniczenie kosztów utrzymania floty. Zastosowana elastyczność i modułowość systemu pozwoliła na przygotowanie różnych wariantów programu zależnych od profilu i potrzeb odbiorcy.

Duży nacisk został położony na intuicyjność i łatwość wdrożenia. Wprowadzone do systemu ergonomiczne podejście do wizualizacji danych, dowolnie definiowane i zapamiętywane kontekstowe przekroje danych oraz podobieństwo do mechanizmów znanych z arkuszy kalkulacyjnych pozwala na łatwe zarządzanie transportem i spedycją oraz płynne przejście ze znanych powszechnie i używanych wcześniej narzędzi informatycznych.

System PasCom II został tak opracowany, aby mógł być również wykorzystywany w organizacjach składających się z wielu podmiotów zależnych (holdingowych) w oparciu o jedną bazę danych. Każda z firm zależnych może wykorzystywać indywidualne wzory wydruków, zawierające między innymi ich znaki graficzne (logo firmowe).

System wdrażany innowacyjną metodą „Szybki Start” opartą o nowoczesne narzędzia multimedialne, znacznie skracająca czas wdrożena i ogranicza jego koszty do niezbędnego minimum, bez straty jakości wdrożenia.

Kartoteka ofert umożliwia kompleksowe przygotowanie ofert dla dowolnego kontrahenta. W ramach oferty system umożliwia zarejestrowanie informacji w zakresie:

• kontrahenta, którego dotyczy oferta,
• szczegółowej treści oferty,
• szczegółów projektu lub przetargu,
• osoby kontaktowej po stronie kontrahenta,
• numeru ewidencyjnego oferty,
• daty zapytania ofertowego oraz jego numeru
• referencyjnego,
• dat przygotowania i wysłania oferty,
• statusu oferty,
• innych uwag do oferty.

Dodatkowo z poziomu kartoteki ofert system umożliwia
bezpośredni dostęp do kartoteki zadań i czynności związanych z daną ofertą, kartoteki pism oraz stawek,
które proponowane są kontrahentowi w ramach oferty.

Ponadto system umożliwia wydrukowanie oferty wraz z jej stawkami lub wysyłkę gotowej oferty bezpośrednio z systemu przy użyciu poczty elektronicznej na wskazany przez użytkownika adres.

Moduł zleceń jest to jeden z głównych i najbardziej rozbudowanych elementów systemu. Użytkownik może mieć dostęp do trzech podstawowych profili zleceń: zlecenia własne, zlecenia zlecane zewnętrznemu przewoźnikowi oraz zlecenia promowe.
W zleceniu można zarejestrować dane w zakresie szczegółów dotyczących ładunku, dokładnej trasy zlecenia, która może zostać wyliczona na podstawie zintegrowanego modułu mapy, środków transportu, kosztów i przychodów zlecenia, uwarunkowań lub parametrów transportowych oraz wielu innych. 
Zlecenia mogą być generowane poprzez powielanie zleceń wzorcowych lub na podstawie stawek. W wyborze odpowiedniego środka transportu, użytkownika wspomaga moduł optymalizacyjny. Ponadto z poziomu zlecenia system umożliwia bezpośredni dostęp do danych związanych ze zleceniami w zakresie:

• podzleceń,
• ładunków zlecenia,
• teczek wyjazdów,
• reklamacji i niezgodności,
• dokumentów CMR, kart postoju i innych dokumentów zlecenia,
• kartoteki SMS,
• harmonogramów zleceń i wyjazdów,
• i wielu innych.

W systemie zawarte są formularze wydruków zleceń.

Kartoteka dokumentów przychodowych zawiera informacje o zarejestrowanych w systemie:

• fakturach VAT,
• fakturach handlowych,
• notach zewnętrznych,
• notach wewnętrznych,
• paragonach,
• rachunkach.

Istnieje możliwość wystawiania korekt, duplikatów oraz faktur zaliczkowych.
W kartotece istnieją bezpośrednie powiązania z modułem windykacji oraz możliwość wysyłki dokumentów przychodowych do zintegrowanych systemów FK.
System umożliwia samodzielną parametryzację sposobu numeracji dokumentów przychodowych zgodnie z wymaganiami użytkownika. 
Dostępne są wzory wydruków faktur w języku polskim, angielskim i niemieckim.
Wystawianie dokumentów przychodowych odbywa się z wykorzystaniem rozbudowanych automatów generacji faktur zbiorczych lub pojedynczych na podstawie zleceń.

Moduł ten pozwala na swobodne definiowanie parametrów i sposobu powiadamiania Użytkownika o zdarzeniach, które mają być przedmiotem kontroli np. terminy kończących się polis OC, badań technicznych, przeglądów, przepustek i pozwoleń, terminów badań psychotechnicznych itp.

Oprócz standardowo zdefiniowanych, typowych przypomnień moduł zawiera także kreator własnych indywidualnych powiadomień, który można wykorzystać w dowolnej kartotece według własnych niestandardowych potrzeb.

Zależnie od tego jak zdefiniujemy sposób generacji przypomnień, może to być raport, komunikat ekranowy bądź automatycznie wysłany SMS lub e-mail z informacją o przypomnieniu. Wszystkie powiadomienia SMS i e-mail zapisywane są w historii i po generacji przechowywane w systemie wraz z potwierdzeniem wysłania.

Możliwe jest także wysyłanie niestandardowych informacji dla pojedynczych użytkowników bądź grupy np. SMS lub e-mail o konieczności sezonowej wymiany opon, czy wizycie w serwisie.

Wbudowany moduł importu/aktualizacji zasobów zawiera bardzo wygodne i dobrze udokumentowane mechanizmy zasilenia bazy danych danymi Użytkownika, które niejednokrotnie gromadzone są w różnych miejscach, formatach, bazach danych i programach.

Tu także mamy przygotowane specjalne narzędzia migracyjne, które pozwalają na płynne zasilenie systemu danymi np. pojazdów, użytkowników, kontrahentów, polis, kart paliwowych, wyposażeń, umów, kosztów, dokumentów pozostałych i wielu innych informacji, co pozwala na bardzo szybkie rozpoczęcie wydajnej pracy z systemem. Import może być dokonywany zarówno z arkuszy Excel, plików tekstowych jak i bezpośrednio przez połączenie z zewnętrzną bazą danych SQL, co szczególnie doceniają pracownicy działów IT.

Aplikacja PasCom pozwala na emisję szerokiej gamy wydruków i analiz, zarówno w postaci tabelarycznej jak i graficznej. Raporty i analizy można podzielić na kilka rodzajów:

• wydruki danych z kartotek,
• wydruki dokumentów i formularzy,
• wbudowane raporty dotyczące określonego zakresu zagadnień

oraz najbardziej uniwersalne i elastyczne narzędzie :

• kreator pozwalający na błyskawiczne raportowanie i wizualizację danych w dowolnym kontekście, korzystający z wbudowanych w system tabel przestawnych.

Podobieństwo do mechanizmów znanych z arkuszy kalkulacyjnych pozwala na łatwe zarządzanie flotą oraz płynne przejście ze znanych powszechnie i używanych wcześniej narzędzi informatycznych. Wszelkiego rodzaju wydruki z każdej kartoteki zawartej w programie mogą być swobodnie definiowane przez użytkownika systemu. Możliwe jest m. innymi:

• wybranie dowolnego zakresu pól do wydruku,
• zmiany nazwy nagłówka kolumny,
• ustawienia orientacji wydruku (pion/poziom),

Wszystkie wydruki, zestawienia, raporty i analizy mogą być przeglądane na ekranie monitora, drukowane lub zapisywane bezpośrednio w innych formatach np. w postaci plików *.XLS , *.RTF, *.WMF, *.TXT, *.CSV , *.HTM. *.PDF. Poza standardowymi zestawieniami podanymi niżej Użytkownik programu może sam przygotować dowolne zestawienia według własnych potrzeb korzystając z dostępnego w programie modułu kreatora tworzenia własnych schematów zestawień.

Analizy graficzne Program umożliwia przygotowanie szeregu analiz w postaci graficznej. Użytkownik może wybrać formę wykresu słupkowego, kołowego, liniowego, 3D, 2D z możliwością skalowania, obracania i opisywania wykresów. Wykresy mogą być przeglądane, drukowane lub wstawiane do innych dokumentów np. MS Office.

Moduł umożliwiający zaplanowanie wykonania naprawy, rejestrację całego procesu naprawy od zgłoszenia serwisowego, generacji zlecenia po autoryzację kosztów napraw. Moduł pozwala na zgłaszanie napraw zarówno własnym warsztatom jak i serwisom zewnętrznym. Umożliwia pełną kontrolę, a także planowanie przeglądów, napraw, badań technicznych. Automatyczna generacja dokumentu kosztowego na podstawie zaakceptowanych zleceń i autoryzowanych kosztorysów pozwala na znaczne przyspieszenie rejestracji kosztów.

Dodatkowo dołączona została funkcjonalność edycji i zarządzania pismami do kontrahentów (i ich pracowników) wraz z opcją wysyłania pism pocztą elektroniczną wprost z aplikacji.

Moduł zawiera także kartotekę elementów wymiany umożliwiającą planowanie i kontrolowanie przebiegów i czasu użytkowania istotnych elementów eksploatacyjnych i podzespołów ( np. klocki tarcze hamulcowe, paski rozrządu itp. ).

Moduł pozwala na pełen nadzór nad posiadanymi oponami, kontrolę przebiegów wraz z historią przydziałów do poszczególnych pojazdów. Prowadzi pełną historię opony od momentu zakupu, przydziałów do poszczególnych pojazdów, wymiany, ewentualnych reklamacji aż do utylizacji. Ewidencjonuje ilości w magazynach (zapas sezonowy), automatyzuje wymiany sezonowe, monitoruje przebiegi, wskazuje na konieczność wymiany itp.

Oprócz tego:

• umożliwia naliczanie przebiegu opony lub grup opon w oparciu o jej status (założona, zapasowa, w magazynie, w warsztacie, wolna itp.)
• tworzy w sposób automatyczny historię każdej opony ( kiedy założona, gdzie przechowywana, kiedy zdjęta, sprzedana ), łącznie z informacją o kosztach
• zawiera funkcje grupowe wymiany opon np. wymiana sezonowa letnie na zimowe, zimowe na letnie, wymiana opon między pojazdami, zdanie do magazynu, pobranie z magazynu i założenie na pojazd itd., działające nie tylko na pojedyncze pojazdy, ale także na wybrane grupy pojazdów.

Moduł podzielony został na trzy logicznie grupy: polisy, szkody oraz odszkodowania.

Kartoteka polis

Kartoteka polis umożliwia rejestrowanie i kontrolowanie polis ubezpieczeniowych pojazdów w zakresie AC, OC, ZK, KR, NW. Kartoteka ta umożliwia kontrolę dat zawarcia i obowiązywania polis, rejestrację sum ubezpieczenia, składników ubezpieczenia, wartości ustalonych franszyz, a także składek oraz terminów ich płatności. Powiązanie tej kartoteki z kartoteką umów pozwala na prawidłową obsługę tzw. ubezpieczeń grupowych. Program umożliwia również automatyczne rozksięgowywanie kosztów ubezpieczeń jako kosztów rozliczanych w poszczególnych miesiącach zgodnie z przydziałami organizacyjnymi poszczególnych pojazdów.

Kartoteka szkód i odszkodowań

Kartoteka umożliwiająca rejestrowanie i pełne rozliczanie zaistniałych szkód komunikacyjnych. Rejestr jest bezpośrednio powiązany z polisami, umożliwia także, wzorem innych kartotek, podpinanie dowolnej ilości zdjęć, skanów i dodatkowych plików związanych ze szkodami. W powiązaniu z kartoteką odszkodowań pozwala na przeprowadzenie pełnego procesu rozliczania szkody od zgłoszenia, opisu, rozliczenia do jej pełnej likwidacji, a także kontrolę każdego jej etapu.

Rejestrowane są między innymi :

• dane osoby prowadzącej pojazd,
• przypisanie struktury organizacyjnej (MPK) obciążanej daną szkodą,
• rodzaj szkody,
• sposób rozliczenia szkody,
• udział policji w szkodzie,
• inni uczestnicy szkody (pojazdy, świadkowie, itd.),
• rozliczenie finansowe (odszkodowanie) szkody,
• automatycznie tworzony bilans szkody.

Moduł zawiera wbudowane mechanizmy importu faktur kosztowych generowanych przez wszystkie koncerny paliwowe obecne w kraju np. PKN Orlen, BP, SHELL, Statoil, ROUTEX, Lotos, lub przy użyciu kart DKV, UTA, AS24. Program czyta i analizuje elektroniczną postać takich faktur oraz rozksięgowuje fakturę poprzez właściwe przypisanie kosztów do pojazdu, jednostki organizacyjnej, pracownika, centrum kosztowego (MPK) oraz grupy kosztów, bez konieczności informowania firmy paliwowej o zmianach w przydziałach.

Korzystanie z kart flotowych jest dużym ułatwieniem oraz zmniejszeniem nakładów pracy ponoszonych na podział kosztów z takiej faktury na:

• koszty, za które można odliczać podatek VAT (samochody „ciężarowe”, myjnie itp.)
• koszty, które należy wliczyć wg kwot brutto (samochody osobowe), – program automatycznie sprawdza czy dla danego pojazdu można odliczyć VAT od zatankowanego paliwa,
• podział kosztów według jednostek organizacyjnych, centrów kosztowych (MPK).

System PasCom zawiera także definiowalny generator raportów dla księgowości, pozwalający na przygotowanie zestawienia kosztów według wymagań systemu FK, tzw. rozksięgowanie faktury z zagregowaniem kosztów towarów i usług.

W podobny sposób mogą być importowane dane innych dostawców usług i towarów w oparciu o dostarczane przez nich faktury w postaci elektronicznej np: rozliczenie usług serwisowych wykonanych w sieciach stacji typu ASO lub innych serwisach. Importowane są faktury zarówno pochodzące od dostawców opon, stacji obsługi, firm świadczących usługi wynajmu długoterminowego np. ARVAL, MasterLeasem Business Lease, ze stacji obsługi fiirm sieci obsługi ogumienia np. PSF, PSO, InterCars, serwisów FORD, Peugeot, Opel, Renault, Toyota, Skoda, Carserwis, Autos, PETROLOT itp.

Import faktur od dowolnego dostawcy może odbywać się także poprzez wykorzystanie uniwersalnego standardu PasCom ( z pliku Excel lub CSV ), z którego korzysta już pokaźna grupa firm.

Zaimplementowane zostały także automaty korygujące błędnie podane stany licznika pojazdów wraz z aproksymacją stanów licznika w przypadku, gdy stany liczników nie zostały podane przez Użytkownika pojazdu.

Kartoteka wyjazdów  umożliwia powiązanie w ramach jednego wyjazdu  (kółka, koszulki) wielu realizowanych zleceń – ładunków oraz wielu kart drogowych.

W ramach tej kartoteki możliwe jest planowanie kosztów wyjazdu oraz rozliczanie rzeczywiście poniesionych wydatków.
Dostępne jest automatyczne wyliczenie efektywności wyjazdu poprzez porównanie przychodów ze zleceń realizowanych w trakcie wyjazdu z poniesionymi kosztami.

Z kartoteką tą są powiązane dodatkowe funkcjonalności umożliwiające:

• planowanie trasy i harmonogramu przejazdu wraz z jej prezentacją na mapie,
• obsługę kart drogowych,
• obsługę zleceń,
• rozliczenie zaliczki kierowcy,
• dowiązywanie zleceń serwisowych,
• rejestrację kosztów,
• tworzenie harmonogramów wyjazdów – tzw. Tablice spedycyjne.

W systemie automatycznie generowane są między innymi następujące harmonogramy:

• harmonogram wyjazdów – tablica przedstawiająca zajętości pojazdu na podstawie planowanych w wyjazdach zleceń,
• harmonogram serwisów – tablica planowanych serwisów dla poszczególnych pojazdów
• harmonogram dokumentów pojazdów – tablica ważności dokumentów pojazdów
• harmonogram dokumentów pracowników – tablica ważności dokumentów pracowników
• harmonogram rezerwacji – tablica zajętości pojazdów na podstawie kartoteki wypożyczalni

Moduł pozwala na zaawansowaną kontrolę i ewidencję firm świadczących usługi wynajmu i leasingu. Pozwala na zarządzanie wieloma rodzajami umów ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki umów:

• leasingowych,
• wynajmu długoterminowego i krótkoterminowego,
• zakupu pojazdu na kredyt bankowy,
• umów serwisowych,
• umów zawieranych z pracownikami na użytkowanie pojazdów służbowych,
• umów zawieranych z pracownikami na użytkowanie pojazdów prywatnych do celów służbowych,
• ubezpieczenia grupowego pojazdów itp.

Moduł pozwala na szczegółową ewidencję, kontrolę i raportowanie z uwzględnieniem indywidualnych cech tych umów, limitów przebiegów miesięcznych, rocznych, opłat miesięcznych oraz śledzeniem i kontrolą odliczeń VAT itp.

Funkcjonalność ta służy do zarządzania obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. Każdy dokument zyskuje etykietę, poprzez oznaczanie aktualnego przydziału danego dokumentu na pracownika lub na kontrahenta (w sytuacji gdy dokument jest wysyłany na zewnątrz firmy). Funkcjonalność Obiegu dokumentów jest ściśle związana z funkcjonalnością książki korespondencji w której następuje rejestracja etykiet dokumentów przychodzących.

Książka korespondencji umożliwia rejestrowanie przesyłek przychodzących i wychodzących z firmy. W ramach modułu możemy też prowadzić rejestr kilku oddzielnych ksiąg korespondencji z odrębną numeracją dla każdej z nich ( np. każdy oddział firmy prowadzi własną księgę korespondencji).
W ramach tzw. paczek możemy zarejestrować dane o nazwie książki, w ramach której rejestrujemy daną paczkę, wybrać kontrahenta od którego otrzymaliśmy przesyłkę, lub do którego ją wysyłamy. Dodatkowo określamy rodzaj przesyłki (list polecony), nr przesyłki i datę otrzymania bądź nadania przesyłki.
W ramach każdej paczki system umożliwia rejestrację wielu jej pozycji, czyli inaczej etykiet dokumentów zawartych w danej przesyłce.
Bezpośrednio z poziomu książki korespondencji sekretariat może niezależnie przekazać etykietę każdego dokumentu do innego pracownika.
Komunikat o oczekiwanym dokumencie do odbioru wyświetli się wybranemu pracownikowi na monitorze jego komputera

Moduł służy do rejestrowania stanów magazynowych oraz obsługi wszelkich dokumentów magazynowych z możliwością powiązania ich z kartoteką kosztów. Możliwe jest zdefiniowanie wielu magazynów toteż moduł może być wykorzystywany także w firmach wielodziałowych oraz zależnych, które mogą mieć odrębne magazyny.

W module istnieje możliwość rejestracji pojedynczych czynności windykacyjnych obejmujących pojedynczą fakturę
ub grupę faktur.

W ramach czynności windykacyjnej możemy zarejestrować następujący zakres informacji:

• data i rodzaj interwencji,
• planowana data uregulowania,
• saldo zobowiązania na dzień wpisu czynności,
• uwagi,
• teczki windykacyjne, które obejmują daną czynność.

W kartotekach powiązanych możemy zarejestrować informacje dotyczące pism wysłanych do kontrahenta w ramach czynności windykacyjnych.

Możliwe jest także rejestrowanie tzw. teczek windykacyjnych. Teczka windykacyjna grupuje wiele czynności, może ona  być przekazywana między poszczególnymi działami np. dział spedycji może przekazać teczkę do działu prawnego.

Moduł WEB daje możliwość połączenia się z systemem poprzez przeglądarkę internetową. Jeżeli moduł jest udostępniony poza wewnętrzną sieć firmową – Użytkownik zyskuje możliwość rejestracji i podglądu danych pojazdów, kosztów, rozliczeń okresowych i wielu innych danych z dowolnego komputera mającego dostęp do sieci Internet.

Istnieje możliwość integracji z systemami GPS. Zależnie od producenta systemu GPS możliwe jest pobieranie szeregu informacji np. stan licznika, zdarzenie tankowania, lokalizacja itp.

Możliwe jest połączenie systemu z mapami wektorowymi ( np. eMapa, Map24 itp.), co pozwala między innymi na wyliczanie odległości oraz prezentacji wszelkich tras pojazdów, na podstawie danych pozyskiwanych z urządzeń GPS zamontowanych w pojazdach.

Kartoteka Zaliczki służy do rejestracji i rozliczania zasobów pieniężnych otrzymanych, wydanych i wymienionych na inne waluty w trakcie podróży służbowej pracowników. Możliwa jest pełna ewidencja i rozliczenie zaliczek począwszy od momentu złożenia wniosku po zatwierdzenie i końcowe rozliczenie. Przygotowane i automatycznie wypełniane są formularze rozliczeń, wniosków o zaliczkę itp. Kartoteka uwzględnia pobieranie i rozliczanie zaliczek w różnych walutach.

Kartoteka Delegacje służy do ewidencji i rozliczaniu delegacji pracowników zarówno krajowych jak i zagranicznych uwzględniając ryczałty i możliwość rozliczeń w przypadku korzystania także z prywatnego środka transportu. Przygotowane formularze wydruków zleceń i rozliczeń delegacji sprawiają, że moduł zawiera kompletne narzędzie obsługi delegacji.

Standardowo program umożliwia zarządzanie flotą pojazdów firm posiadających wiele oddziałów na terenie kraju. Rozbudowany system uprawnień pozwala na zdefiniowanie widoczności tylko do tych zasobów, którymi zarządza określony Użytkownik. W przypadku grup kapitałowych oferujemy bardzo wygodne rozwiązanie polegające na zdefiniowaniu w systemie firm zależnych, dzięki czemu w ramach jednej instalacji systemu możliwa jest obsługa wielu firm jednocześnie i przekrojowa analiza danych rejestrowanych przez poszczególne firmy wchodzące w skład grupy kapitałowej.

Kartoteka reklamacji przeznaczona jest do nadzorowania reklamacji zgłaszanych przez klientów lub przez własną firmę.
Architektura tej kartoteki umożliwia wiązanie jej z właściwą kartoteką źródłową, np. z:

• pojazdem,
• wyposażeniem pojazdu,
• wyposażeniem pracownika,
• telefonem komórkowym,
• zleceniem spedycyjno transportowym,
• zleceniem serwisowym.

Kartoteka niezgodności umożliwia firmom, które np. wdrożyły system zarządzania jakością, rejestrację wszelkich niezgodności związanych z realizowanymi
usługami.
Zapisy w tej kartotece mogą być generowane automatycznie z poziomu zlecenia w oparciu o np.ustawione parametry graniczne związane z ubytkiem masy ładunku, lub terminowością realizacji zlecenia.

Moduł stanowi integralną cześć systemu i służy zarówno do ewidencji aparatów telefonicznych wraz z wyposażeniem jak również do rozliczania i kontroli faktur za usługi telekomunikacyjne. Prowadzona jest ewidencja i historia przydziałów telefonów, kart SIM i wszelkiego wyposażenia wraz z wydrukiem dokumentów przekazania czy zwrotu w/w wyposażenia. Kartoteka jest elastyczna i umożliwia przydział numerów telefonicznych nie tylko na pracownika ale także na pojazd, strukturę organizacyjną lub magazyn.

Funkcja importu bilingów w powiązaniu z kartoteką limitów kosztów rozmów telefonicznych pozwala na wykrycie przekroczeń, co może być powodem generacji not obciążeniowych. Funkcja ta służy do rejestracji numerów telefonicznych oraz ich przydziałów na pracownika, pojazd lub magazyn. Ważną funkcjonalnością jest także możliwość wygenerowania faktury kosztowej oraz rozesłania mailem billingów do poszczególnych pracowników.

Moduł służy do prowadzenia ewidencji parkingów dostępnych pracownikom firmy oraz przydziału miejsc parkingowych. Program umożliwia zarządzanie i śledzenie zmian w przypisywaniu posiadanych miejsc parkingowych poszczególnym pojazdom, pracownikom czy jednostkom organizacyjnym.

Moduł służy do planowania i nadzorowania szkoleń pracowniczych, zarówno obowiązkowych jak i opcjonalnych. Pozwala na definiowanie i rejestrację zaplanowanych szkoleń wraz rozliczaniem kosztów.

• Szybko i wielostronnie przeanalizujesz działalność spedycyjną.
• Przeprowadzisz analizy opłacalności spedycji w dowolnych przekrojach.
• W czytelny sposób przedstawisz analizy - w postaci graficznej lub tabel przestawnych.
• Uzyskasz m.in. raporty obrotów z klientami oraz raporty windykacyjne.
• Otrzymasz informację o saldach kontrahentów i przeterminowanych należnościach już podczas przyjmowania zleceń spedycyjnych.
• Uzyskasz pełną informację o historii czynności i kontaktów z klientami.

• Szybko wygenerujesz ofertę a następnie przekazywanie ich do realizacji.
• Wyślesz automatycznie e-mail lub SMS z treścią zlecenia lub z przypomnieniem.
• W prosty i szybki sposób wysortujesz, odnajdziesz i przedstawisz potrzebne dane o spedycjach, klientach, kontenerach itp.
• Automatycznie wygenerujesz faktury z zarejestrowanych czynności, na podstawie informacji operacyjnych np.stawek indywidualnych, data i czas podjęcia kontenera..
• Przeprowadzisz szczegółową analizę kosztów spedycji w różnych przekrojach.
• Uzyskasz pełny nadzór nad obiegiem dokumentów w twoim przedsiębiorstwie.
• Wygenerujesz automatycznie dokumenty spedycyjne (zlecenia, WIS, WIOR..)
• Prześlesz dokumenty do systemu księgowego oraz wyemitujesz raporty dla księgowości.
• Skontrolujesz obroty z kontrahentami w celu negocjowania większych rabatów.
• Pobierzesz automatycznie dane z innych systemów np. z terminali portowych, systemów ERP, urządzeń GPS.

• Skontrolujesz opłacalność spedycji na poziomie każdej teczki lub/i w dowolnych przekrojach.
• Sprawdzisz zyskowność spedycji dla własnych spedytorów, kontrahentów..
• Przypilnujesz terminy wybranych (dowolnych) działań spedycyjnych.
• Przypilnujesz terminy ważności polis i innych dokumentów.
• Skontrolujesz stan i ruch kontenerów, towarów..
• Wykryjesz nieuzasadnione wydatki.
• Skontrolujesz pracę zespołów.
• Przypilnujesz windykacji kontrahentów.

• Bezpieczna i wydajna baza danych.
• Załączanie skanów do rejestrowanych danych np. dokumentów do teczek.
• Elastyczność, intuicyjność i łatwość obsługi, podobieństwo do programu Excel.
• Wielowymiarowość i zróżnicowanie raportów i zestawień.
• Możliwość zapisu raportów i zestawień w różnych formatach.
• Wielomodułowość umożliwiająca dostosowanie do wymagań klienta.
• Elastyczność uzupełniania informacji w miarę ich napływania.
• Pełny nadzór nad historią rejestracji danych.

System umożliwia ewidencję, szybkie odszukiwanie przeglądanie i wydruk danych:

• pracownicy i ich potrzeby szkoleniowe,
• szkolenia zrealizowane przez pracowników plany szkoleń na określony rok,
• oferty szkoleniowe i listy potencjalnych uczestników szkolenia,
• firmy i ośrodki szkoleniowe,
• szkolenia stanowiskowe,
• budżet przeznaczony na szkolenie,
• podział organizacyjny firmy - piony, komórki, stanowiska,
• rejestry pomocnicze : dziedziny i specjalności,
• szkolenia stanowiskowe,
• grupy i formy szkoleń.

Program zawiera cały szereg mechanizmów wspomagających bieżącą pracę i automatyzujących pracochłonne czynności:

• automatyczna generacja list potencjalnych uczestników szkolenia tworzona na podstawie kryteriów definiowanych przez Użytkownika (np. potrzeb szkoleniowych, stanowisk, zakładów, pionów, komórek, stażu pracy, wieku, wykształcenia itp.),
• automatyczna, grupowa rejestracja odbytych szkoleń,
• automatyczna generacja potrzeb szkoleniowych pracowników zajmujących określone stanowiska,
• wydruk formularzy zgłoszeń uczestników,
• automatyczne tworzenie harmonogramów przyjętych szkoleń,
• elastyczne przeszukiwanie ofert szkoleniowych (dowolne definiowanie warunków szukania z wydrukiem wyników szukania).

Wszystkie zestawienia ,raporty i analizy mogą być przeglądane na ekranie, drukowane lub przenoszone dalej np. do programów pakietu biurowego Microsoft Office ( EXCEL, WORD ) i innych w postaci plików *.XLS, *.RTF, *.HTML, *.TXT, *.CSV, *.WMF.

Program porządkuje potrzeby szkoleniowe pracowników (indywidualne i stanowiskowe) tworząc szereg raportów:

• raport struktury potrzeb szkoleniowych pracowników wg struktury organizacyjnej, nazwisk, stanowisk,
  nr ewidencyjnych, wg dziedzin i specjalności,
• raport potrzeb niezrealizowanych w terminie,
• harmonogram planowanych szkoleń z listami uczestników,
• raport szkoleń planowanych / wykonanych i inne.

Program pozwala na wygodne śledzenie kosztów ponoszonych na kształcenie i na bieżące porównanie ich z założonym budżetem.
Tworzy szereg zestawień:

• symulacja przewidywanych kosztów planowanych szkoleń wg różnych kryteriów,
• raport refundacji kosztów szkoleń,
• raport szkoleń zrealizowanych przez pracowników (wg struktury organizacyjnej, stanowisk, nazwisk,
  nr ewidencyjnych itp.),
• koszty zrealizowanych szkoleń wg struktury organizacyjnej, dziedzin i specjalności, stanowisk, firm szkoleniowych i wiele innych.

Program umożliwia tworzenie analiz graficznych. Użytkownik może wybrać formę wykresu słupkowego, kołowego, liniowego 3D, 2D z możliwością skalowania, obracania i opisywania.
Wykresy mogą być przeglądane, drukowane lub wstawiane do innych dokumentów np. MS OFFICE.

Przykładowe analizy graficzne:

• potrzeby szkoleniowe wg tematów (dziedzin),
• potrzeby szkoleniowe wg ważności szkoleń,
• plan szkoleń (koszt, ilość pracowników) w zadanej strukturze organizacyjnej,
• koszt zrealizowanych szkoleń wg miesięcy w zadanej strukturze organizacyjnej,
• wykonanie (koszt, ilość przeszkolonych, ilość godzin) w zadanej strukturze organizacyjnej.

Program zawiera szereg raportów uzupełniających np. listy zrealizowanych szkoleń wg:

• struktury organizacyjnej,
• struktury organizacyjnej / pracowników,
• grup szkoleń,
• form szkoleń i wiele innych.

Dla firm zainteresowanych programem wykonujemy nieodpłatne pokazy oprogramowania w siedzibach naszej firmy lub w siedzibach firm zainteresowanych.

Wersja podstawowa programu zawiera podstawowe kartoteki oraz umożliwia ewidencję, szybkie odszukanie, przeglądanie i wydruk danych w zakresie:

• baza teleadresowa kontrahentów, ich oddziałów, rachunków bankowych, korespondencji,
• fakturowanie, ofertowanie usług oraz towarów,
• obsługa drukarki fiskalnej,
• rejestracja zakupów i kosztów,
• rejestracja towarów i usług oraz ich cen sprzedaży,
• magazyn podstawowy oraz dodatkowe (oddziały), podział na grupy towarowe, automatyczna aktualizacja stanów magazynowych na podstawie zakupów i sprzedaży (FIFO),
• miesięczna graficzna analiza sprzedaży i zakupów,
• rejestry sprzedaży VAT,
• rejestry zakupu VAT,
• deklaracja VAT 7.

Moduł pozwalający na pełną kontrolę nad posiadanymi wierzytelnościami oraz ich techniczną obsługę poprzez generowanie baz:

• należności,
• zobowiązań,
• rozliczania sprzedaży i zakupów,
• drukowania przelewów.

Moduł generujący automatycznie:

• księgę przychodów i rozchodów,
• deklarację PIT 5.

Moduł wspomagający zarządzanie dokumentacją osobową pracowników, edytujący:

• kartoteki osobowe,
• listy płac,
• deklarację PIT 4.

Moduł wykorzystywany do prowadzenia kasy, edytujący:

• dokumenty Kp, Kw,
• raport kasowy.

Moduł ten pozwala na pełną ewidencję środków trwałych, wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych wg klasyfikacji rodzajowej, osób odpowiedzialnych oraz miejsc ich użytkowania, między innymi poprzez:

• rejestrację wszystkich ruchów posiadanych środków trwałych i wyposażenia oraz ich modernizację, przeszacowanie, likwidację, sprzedaż - a także generowanie i drukowanie wszelkich dokumentów wewnętrznych z tym związanych,
• amortyzację (liniową i degresywną),
• inwentaryzację oraz druk etykiet inwentarzowych,
• funkcję otwarcia nowego roku pozwalającą na zamknięcie starego roku i otwarcie nowego roku oraz wydruk środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych jak i wyposażenia w Bilansie Otwarcia "Stan środków trwałych na koniec roku",
• analizy.

Moduł ten umożliwia prowadzenie pełnej gospodarki wielomagazynowej w oparciu o:

• generowane dokumenty magazynowe (Pz, Wz, Pw, Rw, Zw, Mm),
• dodatkową funkcję fakturowania na podstawie dokumentów magazynowych,
• kompletację wyrobów,
• analizy magazynowe zawierające między innymi stany magazynu, obroty, zapasy minimum,
• inwentaryzację,
• opakowania obce.

Dodatkowe funkcje modułu to wspomaganie pracy w przypadkach występowania konieczności przypisywania cząstkowych kosztów do zadeklarowanych działów, osób, itp. poprzez edycję i automatyczne generowanie:

• definicji planu kont i automatycznych reguł księgowania,
• raportu 'Rozdzielnik kosztów'.

Moduł ten umożliwia również wspomaganie zarządu poprzez szybkie i automatyczne tworzenie szeregu analiz w dowolnym przedziale czasowym w postaci tabelarycznej oraz graficznej między innymi w zakresie:

• analizy sprzedaży i zysku,
• analizy zakupów i kosztów,
• oraz inne analizy w oparciu o użytkowane bazy.

W analizach graficznych użytkownik może wybierać z pośród czterech form wykresów tj. wykresu słupkowego, kołowego, liniowego 3D, 2D z możliwością skalowania, obracania i opisywania. Wykresy jak i pozostałe wydruki tabelaryczne mogą być przeglądane, drukowane lub wstawiane do innych dokumentów np. MS OFFICE.